Formato de diagnostico

GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

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A. PRIMERA PARTE ARCHIVO
Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede: 3. Dirección: 4. Teléfono: 5. Correo Electrónico: 6. Página Web: 7. Responsable del archivo: NOMBREFax

CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo: NOMBRE CARGO PERSONAL DE PLANTA CONTRATO POR PRESTACIÓN SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N° promedio mensual: Asesoría: Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: N° promediomensual: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesoría: N° promedio mensual: N° promedio mensual:

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Fotocopia: Microfilm: Otro:

N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál: N° promedio mensual:

12. Cuentacon equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Teléfono: Fotocopiadora: Servicio telefónico en red: 13. Número de depósitos del archivo: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos:

Si__ No__

14. Presupuesto asignado en el último año: Por inversión: __________________________________________________________ Por funcionamiento:_____________________________________________________ Total: ____________________________________________________________

_____

15. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General: SI______ NO______

16. Relacione el número de sesiones del comité por año: AÑO 2.003 2.004 2.005 NÚMERO SESIONES DE

17. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año:TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobación de modificación de tablas de retención documental Recomendación de programas de difusión Decidir solicitudes de eliminación documental 2003 2004 2005 Total

18. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental: SI____ NO____ ( si la respuesta es NO, pase a la SegundaParte) 19. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto:

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Windows: Otro:

UNIX: Cuál:

LINUX:

SOLARIS:

AIX:

20. Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cuál: SQL SERVER: SYBASE:

21.Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto: 2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado:

22. Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene: IAS: Otro: J2EE: Cuál: SOLARIS:

23. Indique cuál es la herramienta de desarrollo J2EE: Otro: ORACLE (Report-Forms): Cuál: .Net:

Diligenciado por:NOMBRE__________________________________CARGO_______________

___________ FIRMA____________________________________

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B. SEGUNDA PARTE B1.CENSO

Fecha de Diligenciamiento: 1. Sede: 2. Nombre y/o Número del edificio:

Día Dirección:

Mes

Año

3. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra elarchivo dentro del edificio: Piso: Terraza: Sótano: Baño: Cuál: Ático: Semisótano: Otro: Mezanine: Corredor: Parqueadero: Cuál: Bajo la escalera: San Alejo: Oficina:

4. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación:

5. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación:

6. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste: SI_____ NO_____ Cuáles:...