Formulacion d epedidos

FORMULACIÓN DE PEDIDOS

El departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de tramitar, controlar y gestionar los pedidos hasta que éstos se reciban en el almacén.
Cuando formulamos un pedido debemos indicar en él todas aquellas condiciones de compraventa que consideremos más importantes, como: descuentos, formas de pago, lugar y fecha de entrega, precios, cantidades, calidad,portes, seguros, embalajes, envases, etc., y lo haremos de forma que no pueda dar lugar a distintas interpretaciones.
De igual modo, tendremos que indicar con la máxima precisión las mercancías que deseamos comprar. Por ejemplo: destornilladores de estrella, modelo A-501. Si al hacer el pedido nos limitamos a solicitar destornilladores, puede ocurrir que nos los envíen de una clase o modelodiferente a los que necesitamos, con los consiguientes trastornos que nos ocasionaría el tener que solicitar de nuevo la mercancía, así como la posible pérdida de clientes por no disponer del producto en el momento adecuado.
Algunos detalles, sobre todo en lo referente a las condiciones generales, pueden no ser necesarios en caso de proveedores y géneros con los que trabajamos habitualmente.

CLASESDE PEDIDO:

Pedido condicional.
En esta clase de pedido, su ejecución estará condicionada al cumplimiento de una serie de circunstancias o condiciones para que el compromiso entre vendedor y comprador se considere en firme.
Entre los diversos casos, tenemos:
§ Cuando el representante de la empresa proveedora no tenga la seguridad de disponer de las suficientes existencias en almacén paraatender el pedido, entonces el cliente condiciona el mismo a la comprobación de existencias: si éstas son suficientes, el pedido será considerado firme; en caso contrario, el pedido quedará anulado.
§ También se emplea el pedido condicional con el fin de asegurarse el suministro de mercancías o materias primas ante la posibilidad de un incremento de ventas o producción. El cliente solicita un pedidocondicionado a la consecución del aumento de ventas o producción.

Pedido en firme
Es la modalidad más utilizada: cuando se conocen todas las circunstancias o condiciones que afectan al pedido y, por tanto, dan lugar a un acuerdo entre proveedor y cliente.
Cuando el cliente realiza un pedido, estableciendo en el mismo una serie de condiciones y éstas son aceptadas por el proveedor sin ningúntipo de reservas, podemos decir que el pedido ha sido formulado en firme.

FORMAS DE PEDIDOS

Las formas más habituales de formular un pedido son las siguientes:
a) Mediante impreso del comprador.
b) Propuesta de pedido (impreso de vendedor).
c) Por medio de carta comercial.
d) A través del teléfono.
A) MEDIANTE IMPRESO DEL COMPRADOR
Cuando la empresa alcanza cierta envergadura y realizapedidos con bastante frecuencia, suele disponer de sus propios impresos para formular los pedidos.
B) PROPUESTA DE PEDIDO
Muchas empresas venden sus productos por medio de representantes, proporcionándoles a éstos unos impresos de pedidos para recoger las solicitudes de los clientes. Dichos impresos se denominan propuestas de pedido, con lo que se indica que éste no se considera en firme hastaque lo acepte el proveedor.
Este procedimiento es muy frecuente en la actividad comercial de empresas vendedores de mercancías cuyo núcleo principal de clientes está formado por pequeños empresarios dedicados a la venta al por menor.
Los datos que ha de contener una propuesta de pedido serán prácticamente los mismos que los del pedido, incluyendo el nombre del viajante o representante queinterviene en la operación.
Las propuestas de pedidos normalmente se extiende por triplicado, quedándose un ejemplar en poder del cliente, otro en poder del representante o agente y el tercero es enviado a la empresa vendedora. Es conveniente que el cliente firme el original, ya que es el que se remite al vendedor.

C) CARTA COMERCIAL DE PEDIDO
Lo habitual es que el pedido se formule por medio de...