formulario de registro de contabilidad

Capitulo 10
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidenciar de todo el trabajo que llevan a cabo losempleados a través de los documentos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la empresa, son plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados,autorizados y procesados en forma electrónicas. Por ejemplo: las bolsas de valores.
10.1 Importancia de controlar los formularios
Imagínese el volumen de los papeles que genera una empresa que tenga 10 empleados, comparada con una de 3.000 empleados.
En la primera empresa la complicación de controlar la información no representa mayores inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello noresulta trivial, la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existe algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, estas son las siguientes:
Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
Omisión dedetalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que indica la transacción o autorizaciones.
Falta de pre numeración.
Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos.
Formularios no codificados.
Poca estética en el diseño de las formas.
Formularios en el cual falta laidentificación de la empresa a la cual corresponde.
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Veamos las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas.
Área de efectivo: requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar en efectivo, podemos dividirlo en dostipos de operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por los montos que recibe una empresa por diferentes conceptos, y los egresos de efectivo que están constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios. Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes: (vales decajas, recibos de caja chica, reposición de fondo fijo, orden de pago, arqueo de fondos fijos, planillas de depósito, avisos de cheques devueltos, movimiento diario de caja).
Área de compras e inventarios: la empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios,deben ser los siguientes:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son lossiguientes:
Requisición de materiales.
Órdenes de compra.
Entradas al almacén.
Salidas del almacén.
Tarjetas de inventarios.
Notas de entrega de mercancía.
El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio....