FORMULARIOOO

Definición de Formulario

Se designa con el término de Formulario a aquella plantilla o página que cuenta con casilleros, o en su defecto espacios vacíos, los cuales están destinados para ser rellenados por algún individuo con alguna finalidad. Por ejemplo, cuando vamos a hacer algún trámite tributario es común que nos den este tipo de plantillas o páginas las cuales deberemos completarconforme con nuestros datos personales, de filiación, entre otros.

Partes del formulario
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos delformulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar oconformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.



Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.
-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.
-Enla medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique laultima fecha de revisión.
De acuerdo a su presentacion pueden ser:
-Simples
-Compuestos
Formularios simples documentos que estan representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos poseen mas de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
Dentro de este reglon, podemos distinguir los siguientes tipos:
-De bloques-Talonarios
-Juego listo o snap out
-Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
-Para originar una accion
-Para registrar una accion
-Para informar resultados
Formularios para originar una accion inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.
Formularios para registrar una accion guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.
Formularios parainformar resultados muestran cifras o analisis de procesos
De acuerdo a su elaboración pueden ser:
-Manuales
-Semimecanizados
-Mecanizados
Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.
Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a traves de un elemento maquina.
Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.
Todoformulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
-Facilidad para su relleno
-Reduccion de las posibilidades de error
-Estetica
-Reduccion de costos
Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
-Inventario de formularios
-Analisis de formulario
-Clasificacion de formularios
-Codificacion de formularios
Sistema de formularios...