Formularios, Manuales Y Simplificacion Del Trabajo

Introducción

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar. Entonces, una organización se define como: unsistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.

Actualmente, en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre, se emplean formularios, éstos son papeles o documentos que se utilizanpara recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización, dentro y fuera del área de trabajo. Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación delprocedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en todaorganización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.

Formularios

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilizaciónsegún el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes,impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objetivos

* Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

* Representan un vehículo de transmisión de datos e informaciónorganizacional sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

* Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Diseño del formulario

El proceso deelaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño:

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario ysi existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir...