Formularios Y Manuales

Formularios y Manuales
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado deperfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sinterización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación,impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación. Un formulario es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar yfacilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por losformularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano. Facilitan el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Todoformulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:
- Titulo del formulario
- Objetivos (razón de la situación)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtención
- Tiempo estimado
Características de impresión:
- Numero decopias
- Papel (color, marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Márgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cómo llenar los espacios enblanco.
Administración y Control de Formularios
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Eliminar los formularios innecesarios y evitar sucreación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestrasde los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el...