Formularios y registros

Introducción

El presente trabajo investigativo incluye una breve definición de sistemas de contabilidad y la relación existente entre los registros y formularios contables, además el concepto de cada uno de ellos, así como los distintos aspectos de mayor importancia.
Es importante que se le dé la importancia que realmente merecen tanto a los registros como a los formularios, pues su correctodiseño y aplicación va a venir a marcar de manera muy positiva la operación de la empresa.
Los registros contables son los que mediante la recopilación de una gran cantidad de datos van a generar información financiera muy relevante a la hora de tomar decisiones y por supuesto una información no bien respaldada no va a brindar un grado de confiablidad razonable, es ahí donde los formulariosvienen a jugar un papel muy importante al ser estos quienes cumplirán dicha función.

Sistemas de Contabilidad.
I. Definición de Sistema de Contabilidad.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa mediante los registros contables y como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, librosetc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
En los sistemas contables de cualquier empresa independientemente del sistema contable que se utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos: los datos se deben registrar, clasificar y resumir, y por supuesto esos registros deben estar muy bien respaldados o soportados, esto se logra a través de formularioslegales adecuados.

II. Formularios y Registros Contables
Para aquellas empresas que están obligadas a llevar contabilidad completa, es indispensable cumplir con ciertos aspectos, tanto para los registros a utilizar en el sistema, como los formularios legales que deben sustentar las diferentes transacciones contables que desarrolle en su actividad diaria.
Todas las empresas requierendocumentar sus transacciones y dejar en evidencia todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos.
a) Registros contables:
Todo el conjunto de datos y transacciones que se generan en una empresa son procesados en el sistema contable mediante un registro adecuado, presentado en una agrupación y clasificación relevante, que se puede transformar en informacióncomprensible, orientadora de una actividad y que permita controlarla y redefinirla, para la gestión futura de la empresa.
Es importante mencionar que los registros contables aparte de registrarse en un sistema contable, también deben ser llevados, según lo establece nuestra legislación y según sea su actividad en algunos de los libros que se mencionan a continuación:
• Libro de Inventarios yBalances.
En este libro se deben registrar detalladamente los aportes iniciales recibidos por la empresa y los Balances detallados correspondiente a cada ejercicio comercial.
• Libro Diario.
Conceptualmente en este libro se deben registrar todas y cada una de las transacciones diarias que ocurren en la empresa, en estricto orden cronológico.
• Libro Mayor.
En este libro se deben resumir, deacuerdo a su naturaleza, todas y cada una de las transacciones registradas en el Libro Diario, de tal forma que existirá un Libro Mayor, en el cual se registrarán todos los ingresos y egresos que afecten a la Caja de la empresa, por ejemplo.
• Libro de Compras y Ventas.
En este libro se deben registrar en un lado todas las facturas de compras recibidas por la empresa, detallando por cadauna de ellas: el nombre del emisor de la factura, el N° de la factura, la fecha de la factura, el RUT, el valor neto, el monto de IVA y el valor total.
b) Formularios:
Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar...