Formularios

Elaboración de formularios:

Definición de Formulario:

Un formulario es un documento con espacios (campos) en blanco en donde se puede registrar información variable o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, etc.

Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:- Informacion impresa o fija
- Informacion variable o para rellenar

Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

En el caso de los Sistemas Informáticos y de Internet, los formularios pueden ser llenados de forma online con validación de datos, siendo bastante útiles para las encuestas, registro deusuarios, ingreso a sistemas, suscripciones, operaciones bancarias, etc.

Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
• Facilidad para su relleno
• Reducción de las posibilidades de error
• Estética
• Reducción de costos

Importancia:

La importancia de los formularios es que permiten recabar información específica garantizando launiformidad de información con precisión.
Por ejemplo si se requiere recabar la información de alguna dirección se le puede señalar a la persona que esté llenando el formulario que escriba específicamente: Calle, Urbanización o Sector, Número de Casa o apartamento, Ciudad, Estado, País.

Clasificación:

A. De acuerdo a su presentación pueden ser:

• Formularios simples documentosque están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
• Formularios compuestos poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:
▪ De bloques
▪ Talonarios
▪ Juego listo o snap out
▪ Formas continuas▪
B. De acuerdo a su uso pueden ser:

• Formularios para originar una acción inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.
• Formularios para registrar una acción guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.
• Formularios para informar resultados muestran cifras o análisis de procesos

C. De acuerdo a su elaboraciónpueden ser:

• Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.
• Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina.
• Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

Técnicas y elaboración de formularios para la captura de datos en un sistema de información:
Actualmentediferentes niveles de automatización se pueden lograr a través de la implementación de un Sitio Web dinámico (Sitio Web que incluye algunas facilidades para el procesamiento de transacciones en línea con bases de datos). Algunas de estas opciones son:
1. Formulario de datos con envío de un correo electrónico sin formato para procesamiento.
En este caso no existe un ahorro substancial en costos, yaque lo que se está haciendo simplemente es sustituir el envío de un fax por el envío de un correo electrónico. Será necesario de cualquier forma capturar en sus sistemas la información contenida en el mensaje de correo.

2. Formulario de datos a través de un correo electrónico bajo un formato para procesamiento.
En este caso sí existe un ahorro en costos de digitalización, ya que el archivode texto puede ser directamente procesado por el sistema de información de la organización. Los empleados de la organización no tendrán que elaborar ningún documento manualmente ni tampoco tendrán que capturar los datos de la solicitud, requisición o pedido.
3. Registro de formularios directamente a una base de datos.
Esta técnica permite almacenar directamente a una base de datos información...