FORMULARIOS

GESTIÓN DOCUMENTAL
LAS FORMAS O FORMULARIOS EN LAS ORGANIZACIONES.
INTRODUCCIÓN.
En este capítulo se desarrollará los alineamientos fundamentales para analizar, diseñar y controlar las
formas (formularios) en su concepción más sencilla y clara. Debido al gran volumen de información que
existe en la organización, se necesita manejar formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otromodo, la proliferación indiscriminada de datos podría entorpecer o retrasar las actividades, con la
consecuente elevación de costos administrativos y materiales.
La eficacia con que se atiende los aspectos relacionados con las formas en una institución repercute
directamente en la fluidez y precisión con que puede hacerse frente prácticamente a todos los asuntos
relativos al desarrollo deprocesos, la ejecución de funciones, instalación y/o venta de productos.
DEFINICIÓN.
Una forma o formulario, es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que,
por lo general contienen información fija y espacio para incluir información variable.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de
dificultad para sullenado, puede acompañarse de un instructivo.
OBJETO DE SU UTILIZACIÓN.
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo,
claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en
términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o
ambos.
PROPÓSITODEL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS.
El propósito de hacer el análisis, diseño y control de los formularios es:
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Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
Conocer el número exacto requerido
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Asociar correctamentela estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.
Normalizar las que se encuentren en uso con diseño elaborados técnicamente.
Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.
Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
Mantener un control de calidad de suproducción o compra.
Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.

IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS O FORMAS.
Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos
para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan
formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en lasimplificación del trabajo como en la
calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:
 Su contenido.
 La cantidad de ellas que se utilizan.
 El costo que representan.
 El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.

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Su función como vehículo para generar y transmitir información.

ANÁLISIS.
Al revisarel contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales-tamaño, papel, tinta, clase de
impresión, encuadernación y frecuencia de uso y consideraciones funcionales, identificación, objetivo,
información, estructura, tipo y secuencia de datos, deben considerarse los siguientes aspectos:
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Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o sonexcesivas para los datos que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fin.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesarias.
Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
Formas para trámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requerido.

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FUENTES DE INFORMACIÓN.
Por lo general, las fuentes que...