Formularios

Práctica 2:
Sistema de Gestión
de Bases de Datos



Parte III: Diseño de Formularios en Access




Ofimática 2003/2004

Dpto. Lenguajes y Sistemas Informáticos

1. Introducción.

Los formularios son la herramienta que proporciona Access para usar de manera intuitiva y cómoda las BDs que hemos creado. Un formulario tiene tres modos de presentación distintos:

· Vista Diseño.En este modo se construye el formulario.
· Vista Formulario. Podemos introducir, modificar y ver datos usando el formulario propiamente dicho.
· Vista Hoja de datos. Podemos introducir, modificar y ver datos usando una hoja de datos. Tenemos varios registros a la vez.

Cuando utilizamos un formulario para introducir o presentar datos de la BD, hay que conectarlo a una tabla o a una consulta,que será su origen de datos. La forma más rápida para comenzar a entender el funcionamiento de un formulario es abrirlo en modo Vista Diseño y ver cual es su origen de datos. Para ver y/o cambiar el origen de datos de un formulario usaremos la propiedad Origen del Registro, en el menú Ver:

· Si todos los datos están en una tabla, basaremos el formulario en dicha tabla.
· Si tenemos los datos envarias tablas, el formulario se basará en una consulta.

Los formularios se pueden crear con o sin ayuda del Asistente para formularios. El asistente acelera el proceso de creación del formulario, ya que produce automáticamente un formulario sencillo preformateado solicitando una información mínima. Una vez creado el formulario básico con el asistente, podremos modificarlo mediante la VistaDiseño.
Se recuerda que se deberá también aprender a crear formularios sin la ayuda de los asistentes y que estos podrían no estar instalados.

2. Secciones de un formulario.

Las secciones son elementos fijos del diseño del formulario. En Access tenemos cinco tipos de secciones:

· Encabezado del formulario. Presenta un título para el formulario, instrucciones de uso y botones que abrenformularios relacionados o que realizan otras tareas. En el modo de presentación Vista Hoja de datos no se muestra el encabezado del formulario.
· Encabezado de página. Sólo aparece en formularios impresos.
· Sección detalle. Presenta los registros. Puede mostrar un registro por pantalla o por página, o bien tantos registros como quepan en la pantalla o página.
· Pie de página. Sólo aparece enformularios impresos.
· Pie de formulario. No se muestra en el modo Vista Hoja de datos.

Los encabezados y los pies se agregan o eliminan como parejas de elementos. Podemos ajustar el tamaño de las secciones, y establecer sus propiedades. Aunque los encabezados y los pies existen por parejas, tienen distintas hojas de propiedades, permitiendo, por ejemplo, mostrar un encabezado y no mostrar elpie.

3. Propiedades de un formulario.

Los formularios, como los controles y las secciones, tienen un conjunto de propiedades que afectan a su apariencia y comportamiento general. Para mostrar la hoja de propiedades del formulario haremos doble click en la zona gris exterior a cualquier sección del formulario o en la esquina donde se juntan las reglas.

Un formulario va a tener un modo depresentación predeterminado que vendrá dado por la propiedad Vista predeterminada. Esta propiedad tiene tres valores posibles:

· Formulario simple. Se presenta un sólo registro a la vez en pantalla.
· Formularios continuos. Se presentan varios registros simultáneamente.
· Hoja de datos. Formato de filas y columnas. Este modo de presentación es bueno para subformularios.

La opción Vistaspermitidas sirve para especificar si van a estar disponibles los modos de presentación Formulario y Hoja de datos o solamente uno de ellos.

Como ya sabemos, los formularios se usan para: introducir, editar o ver datos. Se puede preparar un formulario de manera que al abrirlo pueda utilizarse para su objetivo principal. En la categoría de Datos podremos especificar las propiedades:

· Permitir...