Formularios

LOS FORMULARIOS



S

on documentos fundamentales para recabar, transmitir y almacenar información; también sirve para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de losprocedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente


PARTES DEL FORMULARIO





Extremo superior o cabeza:


Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación delorganismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.


Cuerpo del formulario:


Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Seanalizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.


Extremo inferior o pie:


Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro





OBJETIVO




L

lenar las necesidades que lasoficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.





OBJETIVOS ESPECIFICOS




F

acilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.





IMPORTANCIA




S

u importancia radica en que sirven desoporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.





USO DE LOS FORMULARIOS




S

e utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.





PRESENTACION




D

e acuerdo a la presentación se puedenencontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante químico, físico o carbonizado, y cuaderno.





REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS:




P

ara el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y,en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.


Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.





CLASIFICACIÓN:




S

e pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos ydefinitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;


Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.


De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizanpara dar información circular por varios servicios.


Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.





CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.




D

ebemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer...