formuularios contables

 BOLILLA 3

FORMULARIOS. Concepto.


Los formularios constituyen la parte más significativa de la documentación respaldatoria de las variaciones patrimoniales, ellos sirven para registrar, almacenada y transportar datos para tener información.
Los mismos no siempre exteriorizan variaciones registrables.
Los formularios permiten y facilitan que los datos referidos a hechos y operaciones queproducen variaciones patrimoniales ingresen uniformemente al proceso contable en cuanto a: formato, contenido y ordenamiento de los datos.

CLASIFICACIÓN DE DATOS
Según su contenido:
Procesable o registrable: pueden ser de contenido cualitativo y/o cuantitativo. Provocan Variaciones patrimoniales modificativas y permutativas.
No procesables o no registrable. Tienen contenido cualitativo nomensurable. No se da el requisito de resgistración.
Según su Origen:
Originados fuera del ente:
Provenientes del contexto.
Por transacciones con terceros.
Originados dentro del ente: aquí la organización influye en su diseño.

Por transacciones con terceros: normas grales. Para su diseño.
Por hechos internos del ente.




DISEÑO
Los formularios son elementos materiales que suministran todos losdatos para el proceso contable.
1. Los aspectos a considerar son básicamente tres:
Encabezamiento: Datos fijos.
Datos del emisor del comprobante.
Datos referidos al formulario.

Cuerpo del formulario: Texto.
Datos cualitativos subjetivos: se refiere ala identificaron del receptor.
Datos cualitativos objetivos: información de la operación.
Datos cuantitativos: importes, precios, etc.

Pie delformulario:
Aclaraciones del hecho económico
Minuta de seguimiento: constancia de las personas que intervinieron en la rutina del formulario.


2- Persona encargada del diseño de los formularios: Lo ideal seria personas que tenga un conocimiento global de la empresa sus necesidades de información. También será útil que se tengan conocimientos básicos de diseño, forma e impresión.

3- Manual deFormularios: En el cual se detalla:
i. Circuito de circulación física del comprobante.
ii. Conjunto de instrucciones: referidos a los hechos económicos que exteriorizará.
Evitando así:
iii. Superposiciones de información.
iv. La existencia de hechos económicos sin captar por la organización.
v. Lograr la coordinación de correlación en el uso de todos los formularios.

Pautas a tener en cuentapara el diseño.
Nombre del formulario: Debe demostrar claridad buscando evitar equivocaciones.

Información que se desea comunicar.
vi. Cualitativa: (detalle de la operación, partes intervinientes).
vii. Cuantitativas: (precios unitarios, importes totales, cobros, pagos, etc.)
Vías de comunicación: Requiere conocer la organización del ente, sus áreas de responsabilidad para determinar el circuitofísico o recorrido. El diseño debería prever la forma de dejar constancia de la intervención de las personas.
Quien y donde lo confecciona. Para asignar responsabilidades.
Usuarios o receptor de la información que transmite el formulario.
viii. Un tercero.
ix. El propio ente.
Tipos de operaciones que realiza el ente. Los formularios serán diferentes en diseño, cantidad e intensidad de uso.
Tipos decontrol a implementar. Deberá estar estrechamente coordinado con el sistema de control de gestión y control interno por que permiten prever aspectos que faciliten el control. Entre ellos:
1. La numeración correlativa de los mismos.
2. La concordancia de datos entre dos o más formularios confeccionados por distintas áreas.
3. La constancia de la participación de los responsables.
Tipos de archivo:La fecha de emisión y la numeración correlativa son indispensables para identificar el formulario facilitando las consultas posteriores.

Otros aspectos a considerar: se refiere a aspectos extrínsecos:
Distribución clara y armoniosa de la inf.
Determinar el tamaño para facilitar el manipuleo.
Elección del papel y gramaje apto,
Elección del color del papel.



COMPROBANTES. CONCEPTO.

Los...