foro tematico



Teniendo en cuenta la temática del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
 
a. ¿Cuál es la importancia de la administración documental? y ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
 R/ Tiene una gran importancia, ya que en todas las estructuras en la actualidad la información es grande y hay que saberlagestionar de acuerdo a las necesidades de las mismas, toda esta información que entra o sale de cada organización en el día a día. Debe estar bien especificada, creada y debe cumplir con los estándares de calidad, objetivo del manejo de la información ya sea magnética o en papel es que exista una alineación y un orden especifico en la recepción y utilización de la misma, permitiendo buscar lo que senecesite de una forma mas rápida y con mayor exactitud de lo que uno necesita.
Esta administración documental permite a las entidades que la practican de una buena forma, ser más competitivas en la búsqueda de información y en la prestación del servicio a los diferentes entes a los que le sea requerida.

b. Menciona al menos 5 aspectos de la ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006,que haya identificado en la empresa que labora o conoce.
R/ la sistematización de los archivos. (Clasificar los documentos   según su entorno) en la empresa donde trabajo, se utilizan estos espacios según esta ley. -  Art. 13, la administración representativa deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para la conservación de sus documentos. y se lleva a cabo el ciclo vital delos documentos, además se utiliza la micro filmación.
ciclo vital de los documentos. en la empresa que conozco los archivo se archivan de acuerdo a la gestión de auditoria como esta en el sector industrial petrolero (Campo) que tiene que ver en la planeación y mantenimiento que se le hacen a los equipos o maquinas que son de almacenamiento y transporte de crudo , esto se tiene enárea local.
Todo el mantenimiento que se le hacen a los equipos.se realiza un informe este informe se digita y es almacenado magnéticamente y el informe físico es archivado en carpetas con su respectivo nombre tanto el físico como el magnético para que cuando llega la auditoria a auditar y lo solicita , se tiene la pronta y eficaz de búsqueda, esto se tiene en campo durante un año,luego del año son entregado a una central para que hagan su disposición final
Archivo de gestión, se archivan durante (hasta 5 años)
Archivo central (hasta 20 años)
Archivo histórico (conservación permanente)
    -  Art. 27. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos administrativos y que se expida copia de los mismos. ( También he identificadoeste aspecto , pues toda persona que pida una copia de su expediente o documento requerido puede pedir copia de los mismos.
   5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006: 
sobre el acceso a los documentos, si se aplica en mi organización, pues toda persona puede solicitar un expediente, o un documento a la persona encargada del archivo, y se le entrega copia del mismo, no el original.
otro aspecto que he visto esque se contrata una persona con el conocimiento necesario para el manejo del archivo, casi siempre tecnólogo en legislación archivística.
se utiliza una carpeta específica que en su portada lleva ya impresa la información correspondiente, por ejemplo el código y nombre de la dependencia, el nombre del expediente, el número de folios ect.
se maneja un inventario para unidad documental
lascarpetas se guardan en unas cajas especiales y se rotulan de acuerdo a dicha descripción.
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización por lo que la gestión de documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:
Recuperar la información
Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse...