Función De Información De La Contraloría
Páginas: 10 (2380 palabras)
Publicado: 27 de enero de 2013
Función de información de la contraloría
Flujo de información que requiere la contraloría
El contralor es la persona que orienta a la administración en el manejo de las finanzas y controla y protege las propiedades de la empresa, requiere un flujo continuo de informaciones en lo relativo a las operaciones de la empresa y en cuanto a los balances que presentan las partidas mas importantesdel capital de trabajo, estas informaciones provienen fundamentalmente de los departamentos dependientes de la contraloría, también reciben información de los órganos de operaciones de la empresa.
Los informes, reportes, análisis, razones, índices, que requiera el contralor tendrán una periodicidad acorde a las necesidades de datos de la administración, así se harán los reportes se harándiarios, semanales, mensuales según sea requerida.
Los informes relativos al efectivo y en ocasiones los inventarios, cobranza y compromisos deben hacerse diariamente, para lo cual se habilitaran formularios partiendo del balance inicial mostrando en las entradas y las salidas el balance final.
La referencia cruzada
Cada órgano de control diseñara, con el auxilio del departamento de normas yprocedimientos, formularios que recojan la ejecución de las labores a su cargo, también deberán presentar aquellos informes que se originan como consecuencia del análisis de las partidas que le corresponde controlar. Estos órganos deberán revisar de manera regular, antes de presentarlos al contralor, los informes preparados por otros departamentos que no pertenecen a la contraloría, pero que caendentro de su área de control.
Las informaciones que recibe la contraloría provienen de todos los departamentos de la empresa.
Los diseños del sistema y los subsistemas de información dependen de:
1. El tipo de empresa (actividad que realiza).
2. La estructura interna de sus órganos operativos.
3. Las necesidades especificas de información de los distintos ejecutivos, delgobierno y de terceros.
4. Las necesidades especificas del control.
5. De la complejidad de las operaciones.
La frecuencia de la información no depende del volumen de operaciones ni de la complejidad, sino de la necesidad de la administración y los distintos ejecutivos.
Sistema de información cruzada
Independientemente de las características generales que deben reunir los informesfinancieros, como son, objetividad, confiabilidad, oportunidad, claridad y precisión. Las informaciones que se suplen deben ser cruzadas, es decir, que se pueden referenciar o verificar de inmediato, mediante la comparación de informaciones provenientes de otras fuentes, además de referenciarse, las informaciones deben ser analíticas, presentándolas con diversos enfoques que demuestren la certeza dedicha información. Ejemplo. Si se presenta un informe de las ventas totales, este debe presentarse analizado:
1. Por artículo o por producto.
2. Lugar de despacho.
3. Por las condiciones o especificaciones de las ventas al contado o a crédito.
4. Cualquier otro análisis que interese a la administración.
Deben cotejarse las informaciones procedentes de los distintosdepartamentos, de manera de verificar automáticamente su corrección.
Los datos de la tesorería se cruzan con los de contabilidad, presupuesto, ventas, cuentas por pagar, cobros, etc. Los de contabilidad con los almacenes y órganos operativos, que deben reportar periódicamente.
En la empresa todos los informes financieros periódicos deben tener una referencia para cruzar la información y la auditoriaoperativa debe utilizar este sistema y verificar su existencia y su funcionalidad. Ejemplo:
Análisis de las ventas
Enero de 2012
Por producto:
Articulo Cantidad Unidad Importe
A xxx xxx xxx
B xxx...
Flujo de información que requiere la contraloría
El contralor es la persona que orienta a la administración en el manejo de las finanzas y controla y protege las propiedades de la empresa, requiere un flujo continuo de informaciones en lo relativo a las operaciones de la empresa y en cuanto a los balances que presentan las partidas mas importantesdel capital de trabajo, estas informaciones provienen fundamentalmente de los departamentos dependientes de la contraloría, también reciben información de los órganos de operaciones de la empresa.
Los informes, reportes, análisis, razones, índices, que requiera el contralor tendrán una periodicidad acorde a las necesidades de datos de la administración, así se harán los reportes se harándiarios, semanales, mensuales según sea requerida.
Los informes relativos al efectivo y en ocasiones los inventarios, cobranza y compromisos deben hacerse diariamente, para lo cual se habilitaran formularios partiendo del balance inicial mostrando en las entradas y las salidas el balance final.
La referencia cruzada
Cada órgano de control diseñara, con el auxilio del departamento de normas yprocedimientos, formularios que recojan la ejecución de las labores a su cargo, también deberán presentar aquellos informes que se originan como consecuencia del análisis de las partidas que le corresponde controlar. Estos órganos deberán revisar de manera regular, antes de presentarlos al contralor, los informes preparados por otros departamentos que no pertenecen a la contraloría, pero que caendentro de su área de control.
Las informaciones que recibe la contraloría provienen de todos los departamentos de la empresa.
Los diseños del sistema y los subsistemas de información dependen de:
1. El tipo de empresa (actividad que realiza).
2. La estructura interna de sus órganos operativos.
3. Las necesidades especificas de información de los distintos ejecutivos, delgobierno y de terceros.
4. Las necesidades especificas del control.
5. De la complejidad de las operaciones.
La frecuencia de la información no depende del volumen de operaciones ni de la complejidad, sino de la necesidad de la administración y los distintos ejecutivos.
Sistema de información cruzada
Independientemente de las características generales que deben reunir los informesfinancieros, como son, objetividad, confiabilidad, oportunidad, claridad y precisión. Las informaciones que se suplen deben ser cruzadas, es decir, que se pueden referenciar o verificar de inmediato, mediante la comparación de informaciones provenientes de otras fuentes, además de referenciarse, las informaciones deben ser analíticas, presentándolas con diversos enfoques que demuestren la certeza dedicha información. Ejemplo. Si se presenta un informe de las ventas totales, este debe presentarse analizado:
1. Por artículo o por producto.
2. Lugar de despacho.
3. Por las condiciones o especificaciones de las ventas al contado o a crédito.
4. Cualquier otro análisis que interese a la administración.
Deben cotejarse las informaciones procedentes de los distintosdepartamentos, de manera de verificar automáticamente su corrección.
Los datos de la tesorería se cruzan con los de contabilidad, presupuesto, ventas, cuentas por pagar, cobros, etc. Los de contabilidad con los almacenes y órganos operativos, que deben reportar periódicamente.
En la empresa todos los informes financieros periódicos deben tener una referencia para cruzar la información y la auditoriaoperativa debe utilizar este sistema y verificar su existencia y su funcionalidad. Ejemplo:
Análisis de las ventas
Enero de 2012
Por producto:
Articulo Cantidad Unidad Importe
A xxx xxx xxx
B xxx...
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