FUNCIÓN SECRETARIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE

LA FUNCION SECRETARIAL

La secretaria en la empresa cumple múltiples funciones, como  manejar correctamente los equipos de la oficina, atender llamadas telefónicas, atender a los clientes, recibir registrar y distribuir los documentos a  las aéreas correspondientes, redactar documentos, organizar la agenda del jefe, y sobre todo tener una buena redacción y ortografía.





Para que lasecretaria pueda cumplir todo esto debe tener buenas relaciones con sus compañeros de trabajo, ser responsable,organizada, dinámica estar con un buen humor y sobre todo ser discreta.


VIRTUDES DE UNA BUENA FUNCIÓN SECRETARIAL
La  iniciativa.-  presentar siempre ideas y propuestas de todo lo que está a nuestro alrededor, en beneficio de la empresa.  

La comunicación.-  
No debemos olvidarque no todos entendemos igual o no todos nos expresamos igual, debiendo ser siempre clara y precisa. 
El orden.-  Es el padre del éxito, siempre debemos emplearlo y lograr que el resto lo haga suyo, en muestro desarrollo laboral y en muestra apariencia.
 La preparación.-  Continuamente debe estar ampliando  sus conocimientos sobre nuevas técnicas y formas de trabajo.
La responsabilidad.-  Debesaber  ser consecuente con sus actos y saber cuándo se pueden dejar las  cosas para mañana, cuando proceder sin esperar orden, sabiendo que será aceptada por la jefatura. 
El tino.-  Procurando aportar siempre ideas y propuestas de todo lo que está a nuestro alrededor, en beneficio de la empresa.

 


 
Función Secretarial

I La Secretaria, imagen de la empresa.
Las cualidades.
Unasecretaria es frecuentemente la primera persona con la que entra en contacto quien es extraño a la empresa, sea un cliente, una visita, un colaborador externo, un técnico de un estudio profesional, etc. Esto sucede tanto en una pequeña empresa o en un estudio profesional con una secretaria que es también telefonista y recepcionista, como en las empresas de mayores dimensiones, en las que sediferencian la secretaria de directivo, de la del director o del administrador delegado.
 
Es evidente que el comportamiento de la secretaria es importante desde el momento en que siendo ella la primera persona con la que se entra en contacto, es también quien da la primera imagen de la empresa.
 
Es también natural que nadie será tan insensato de juzgar la categoría de una empresa, sobre todotratándose de empresas grandes, por el comportamiento de la secretaria, aunque ésta sea la secretaria del director general, pero es también evidente que el interlocutor no podrá evitar preguntarse cómo una empresa de tal categoría puede tolerar una secretaria como ésta...
 
Por tanto, hay ciertas cualidades que son fundamentales tanto para la secretaria de una multinacional como para la de una empresapequeña. Otras características, sin embargo, son distintas según se trate de un caso u otro.
 
La secretaria se convierte frecuentemente en la tarjeta de visita de la empresa en la que trabaja y refleja sus propias características. Sus dotes, en resumen, han de ser adecuadas con la empresa y el papel que en ella desarrolla, ya que su comportamiento será continuamente analizado por todos.
Elcuidado del aspecto físico.
Frecuentemente se le pide a la secretaria una buena presencia. Puede parecer discutible que la buena presencia sea una característica exigible. Se puede afirmar que tal requisito sea discriminatorio, anacrónico y que no tiene nada que ver con las capacidades de trabajo. Sin embargo, las opiniones no cambian la realidad de los hechos. Si se exige una buena presencia no esposible ignorarlo.
 
De todas formas se ha de precisar que por buena presencia no se entiende que la candidata haya de ser una especie de modelo. Sencillamente se le pide ser agradable en su aspecto. Recuerde que este ser agradable, más que una cualidad innata, es una característica que se consigue fácilmente con un poco de cuidado de la propia persona y del aspecto, por tanto, cualquiera...