Funcion archivistica

Función ARCHIVÍSTICA:

Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente, con el objeto de facilitar su utilización y recuperación de la información que en el reposa:

La función archivística comprende tres edades que son los siguientes:

1. Primera Edad1. Momento de Gestión

1. La preservación. Esta función enmarca todas las actividades que se deben tener en cuenta para la normalizar la producción del documento, dentro de las cuales se establece las políticas y lineamientos básicos para la generación. Dentro de estas actividades se encuentra la creación y diseño de documentos, medios y técnicas de producción e impresión,determinación y selección de soportes documentales (Cd, videos), determinación de tamaños, calidad, y tipos de soportes (gramajes), determinación de uso y finalidad de los documentos, imagen corporativa y adecuado uso de la reprografía.
A continuación se detalla el marco normativo para tener en cuenta:

1. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentosoficiales.

2. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

3. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
4. Código de Procedimiento Penal Artículo 261.Sobre el valor probatorio de documento público. y el Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
5. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad y el Artículo 54.Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
6. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables.
7. Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio.
8.Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
9. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
10. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
11. NTC1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.
12. NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
13. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
14. NTC 3393. Elaboración documentoscomerciales.NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

2. El acopio. Comprende la actividad de reunir de una forma ordenada toda la información respectiva para su adecuada administración y recuperación. Estos tipos documentales deben ser clasificados según la tabla de retención documental e instalados en el expediente relacionado con su asuntoo tema.

3. Organización. Esta función está relacionada con la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de archivo con el fin de formar expedientes. La clasificación es una tarea intelectual donde se identifica la serie a la cual pertenece el tipo documental, teniendo en cuenta el principio de procedencia. La ordenación La ordenación es el proceso mediante el cual...