Funcion De Departamento De Reservaciones

La función del departamento de reservaciones
1. El sistema de reservaciones
2. Documentación de reservaciones
3. Control de reservaciones
4. Reportes
5. Pronósticos de ocupación
6. Sistemas automatizados de reservaciones

 DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar lassolicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.
El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño deldepartamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tout operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
DESCRIPCION DE PUESTOS
* GERENTEDE RESERVACIONES :
* Controla y coordina todas las reservaciones
* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.
* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores
* Revisa y modifica lastarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
* Asegura que la base de datos del centro de computos este actualizada
* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día
* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa yaprovechar la demanda.
* AGENTE DE RESERVACIONES:
* Su principal objetivo es vender habitaciones
* Toma las reservas y las computa.
* Mantiene actualizado el centro de computos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.
* Elabora los reportes del departamento
* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.
* Atiende las sugerencias yquejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.
OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
* Postear los cargos por depósitos de reservas
* Monitorear la disponibilidad de habitaciones
* Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario
* Prepara la lista de llegadas para recepción
ORIGRAMA DEL DEPARTAMENTOGERENTE DE RESERVACIONES
CENTRO EJECUTIVO
AGENTE DE RESERVAS
Botones
Telefonistas
Recepcionistas y cajeros
Conserjes
Supervisor de teléfonos
Capitán de Botones
SUPERVISOR DE RECEPCION
GERENTE DE RECEPCION

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El número de personas que integran el departamento de Reservaciones depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones quese reciban diariamente.
Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).
Las personas encargadas de recibir las reservaciones debenestar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otro idioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.

No olvidemos que existen algunos aspectos de la recepción que afectan los resultados de los conteos de reservaciones y que deben...