Funcionalización De La Organización. Reglas Y Técnicas

La Funcionalización de la Organización. Reglas y Técnicas

* Reglas sobre la División de Funciones

La división en el primer nivel jerárquico, es casi siempre funcional.

Para llevar a cabo dicha división del modo más adecuado, se debe partir de la consideración de los objetivos y planes aprobados. La división de la actividad general (cuyos límites y características señalan los planes)para fijar las funciones primarias, y la subdivisión de éstas en otras de menor amplitud, debe de realizarse del modo más lógico, y en la forma que más favorezca la eficiencia.

Existen innumerables reglas para realizar esta división de funciones, presentamos aquí un conjunto de reglas que se consideran quizás como las más prácticas para conseguir la división de las funciones y ladepartamentalización respectiva, propuestas por Terry en su obra “Principios de Administración”.

* 1ra regla: teniendo en cuenta los planes y objetivos, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para la empresa se considere deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

Debe ser lo más amplia posible, no importando que pueda existir cierta superposición, total o parcial.Deben colocarse aun aquellas funciones de las que tengamos duda de que si corresponden a ese nivel jerárquico o a los inmediatos inferiores. Todo esto, para que no vaya a ser olvidada ninguna función importante.

* 2da regla: deben definirse en forma más sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De esto podrá resultar que se encuentren dos o más idénticas, de formaque eliminaremos alguna de ellas dejando la que creamos conveniente, así como también se encuentren algunas superposiciones parciales, las cuales podemos combinarlas o, hacemos funciones distintas de ellas. Ya por terminado este paso, nos deben quedar solo aquellas funciones que deban existir y que, hasta donde sea posible, sean completamente distintas, obviando las personas a las que se les va aasignar.

* 3ra regla: para cada una de las funciones del primer nivel se procede de manera igual, hasta que establezcamos todas las funciones para el segundo nivel jerárquico en cada departamento o división.

* 4ta regla: se repite el mismo procedimiento hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.* 5ta regla: cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas que podemos disponer.

* 6ta regla: la forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble, unos autores aconsejan que se haga una carta de organización señalando acada persona las diversas funciones que le correspondan y que debe asumir. Otros aconsejan que se conserve la carta de organización estructurada con las funciones que deben existir, separadas en los cuadros y niveles que les correspondan, cuidando tan sólo de colocar en cada cuadro, debajo del nombre de la función, el de la persona que se encargue de ella.

Puede decirse que en toda empresa lasfunciones básicas son tres: producción, ventas y finanzas: de hecho en unas empresas, las unidades de producción se ven más claramente, mientras que en una empresa comercial las de ventas tendrán mayor amplitud o importancia, y en una institución bancaria las financieras o de control podrán ser las más claramente especificadas. A estas tres funciones, en la mayoría de las empresas modernas, seañade la función “personal”.

* Unidades de Organización

Se forman, como ya lo explicamos, agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres criterios prácticos principales:

a. El trabajo que se debe hacer
b. Las personas concretas de que se puede disponer
c. Lugares en que dicho trabajo se debe realizar

La división en el primer nivel suele ser siempre...