Funciones archivisticas

NOMBRE: SONIA ARIZA FECHA: 07 DE JUNIO 2011
ACTIVIDAD: CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
TEMA: ADMINISTRACION DOCUMENTAL

MOMENTO DE GESTION O PREARCHIVO: Denominado también Pre archivo,el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos:

1. PLANEACION: Nace de un estudio integralque va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

2. ELABORACIÓN: Es la edición del documento.

3. TRAMITACION: Tienecomo final acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a la vigencia.

MOMENTO INTERMEDIO: llamado también archivístico esaquel donde interviene el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.
En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado.

1.MOMENTO DE VIGENCIA: es el momento donde el documento de archivo informa, testimonia o dispone lo que dice el texto.

2. MOMENTO DE PLAZO PRECAUCIONAL: una vez agotada la vigencia se da un lapsodurante el cual en menester retener el documento por precaución antes de decidir su destino final. Este persigue:
• Responder a las reclamaciones
• Servir de antecedente directo o soportejurídico
El plazo precaucionar termina cuando:
• Cuando hay prescripción legal o de derecho
• Cuando lo establece la tabla de retención documental

3. MOMENTO DE LA TRAMITACION: Tiene como fin acumularel antecedente que se necesitan para poner en vigencia el documento.

MOMENTO PERMANENTE O HISTORICO INSTITUCIONAL: Es el momento de la conservación permanente con fines históricos de carácteradministrativo político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.
Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad promotora y deben...