Funciones archivisticas

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia,en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de larecogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a ladifusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de losdocumentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debedar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fasese deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.
Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funcionesLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

ProducciónDocumental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales deprocedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

    • Creación y diseño de documentos.
    • Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
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