Funciones archivisticas

FUNCIONES ARCHIVISTICAS


1 PRESERVACIÓN: Medidas para que los Documentos queden garantizados de manera absoluta contra; polvo, humedad, incendio, maltrato y falta de higiene de archivistas y consultantes
1a DE DOCUMENTOS LEGIBLES A MÁQUINA consiste en copiarlos antes de que se deterioren, copia que se efectuará en material durable de alta resolución. Los materiales fotográficos requieren unmedio ambiente de almacenamiento libre de ácidos, mientras que los materiales magnéticos tales como el audio, el video o las cintas de computadora, se conservarán en recipientes no magnéticos y se protegerán contra todos los campos eléctricos y magnéticos de gran intensidad. Conservándolos en un medio ambiente frío se retrasará considerablemente la deterioración de las fotografías y películas decolor
1b RESTAURACIÓN Y REPARACIÓN Se refiere a la función archivística fundamental que consiste en el almacenamiento y la protección de los archivos. Específicamente, se refiere a la totalidad de los procesos y operaciones que implica la protección física de los archivos contra los daños o el deterioro y en la restauración o reparación de los Documentos dañados o deteriorados. Estos incluyen ladesacididificación, la humectación, el aplanamiento, la decoloración, la plastificación, la reconstrucción de folios, la colocación en cajas y la encuadernación.

2 ACOPIO O REUNION:

2ª Mediante las listas de remisión las oficinas del Ministerio harán llegar al Archivo Central los fondos documentales.

2b El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibidoconforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección.

3 ORGANIZACIÓN: Los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a unadependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas.

Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidadarchivable o expediente, utilizando el sistema numérico simple o combinado ( alfa numérico, en códigos, etc).






3a.- CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia,Inventarios, Requisiciones, etc.

3b - NUMERACIÓN O SIGNATURA:

La numeración o signatura se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito, a las unidades archivables.

Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente.

Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías” e “índices¨, se encuentranordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.

El sistema de ordenación dentro del Archivo Central, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que seha implantado en el archivo de gestión o bien la unidad productora.

4 CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir. Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar...