Funciones De Departamentos De Una Empresa

DEPARTAMENTO DE RECEPCION
Podemos considerar al departamento de recepción como la tarjeta de presentación de cualquier empresa hotelera puesto que es el primer punto de contacto y el último, ya sea personal como tele¬fónicamente, que tiene el cliente con el hotel. No es que este departamento sea el único y más impor¬tante, pero sí es el centro neurálgico del trabajo y coordinador, que comoequipo, se realiza en el establecimiento turístico. No sería pretencioso compararlo con el corazón que al tiempo de recibir la información, tanto externa como interna, la bombea a todos y cada uno de los departamentos afec¬tados.
DIRECTOR DE ALOJAMIENTO
• JEFE DE RESERVAS
• JEFE DE RECEPCIÓN
• MOSTRADOR
• FACTURACIÓN/CAJA
• CONSERJERÍA
FUNCIONES PROPIAS DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
•Dependiendo del tipo de hotel, de su capacidad y de los servicios que ofrezca, las funciones pue¬den ser diferentes y variar las responsabilidades de los distintos departamentos. No obstante, se puede confeccionar una lista de funciones que serán aplicables a cualquier alojamiento hotelero y según turno de trabajo, de mañana, tarde o noche:
Turno de mañana:
Información de las incidencias de la noche(libro de novedades).
Comprobación de caja.
Revisión de los clientes que no formalizaron su entrada, a pesar de tener reserva el día anterior (NO SHOWS).
Revisión de las habitaciones con salidas previstas.
Control de las habitaciones libres y listas para la venta que el hotel dispone. Supondrá un cuadre con la gobernanta.
• Comprobación de las llegadas previstas, identificando a cada cliente através del cardex con especial atención a los clientes VIPS y las condiciones de la reserva tales como:
— Precios.
Grupos.
Bonos.
Faxes.
Mensajes para clientes, etc.
• Preasignación de habitaciones, comenzando por aquellas más conflictivas por el número o porcualquier otra particularidad (suites, triples, individuales, etc.) o característica del propiodemandante de la reserva (por ejemplo:minusválido).
Confección de las tarjetas de registro.
Facturación de los clientes, y cargo de los últimos servicios.
cuadre con la gobernanta.
Atender quejas, sugerencias o solicitudes de los clientes.
Atenderposibles"early check in's".
Cuadre de caja.
Pase de incidencias a los compañeros del turno de tarde.

ORGANIZACIÓN DE RECEPCIÓN
• Turno de tarde:
Recibir la información djelas incidencias de la mañana (libro de novedades)/
Comprobación de caja.
Atender posibles "late checkout's".
Comprobar con la gobernanta que todas las habitaciones ya están limpias.
Cargos de servicios en facturas de clientes.
22 cuadre con la gobernanta de todas y cada una de las habitaciones del hotel, así como número de personas en cada una de las ocupadas y/o incidencias.
Revisión dela lista de llegadas.
Atender los checkin's del día tanto individuales como grupos. Atender quejas, sugerencias o solicitudes de los clientes.
Cuadre de caja.
Turno de noche:
Recibir la información de las incidencias del turno de tarde (libro de novedades).
Comprobación de caja
Chequeo de NO SHOWS.
Cuadre con todos los departamentos.
Comprobación de todos los cargos facturados aclientes de los servicios prestados (teléfono roomservice, cafetería, restaurante, etc.).
Impresión de listados de producción del día y su cuadre.
Copia de seguridad o back up.
Arqueo de caja.
Todo lo anteriormente dicho es el trabajo de un departamento de recepción, pero nuestra priori¬dad y la de todo buen recepcionista es el propio cliente, su comodidad, confortabilidad, seguridad y bienestar.Todos nuestros esfuerzos deben estar orientados hacia él. El cliente es verdaderamente nuestro jefe.
SUBDEPARTAMENTOS DE RECEPCIÓN
– Reservas
– Mostrador
– Facturación
– Caja
CICLO DEL CLIENTE. FASES DE LA ESTANCIA
– ALa Entrada
– tención durante la estancia
– Salida
PLANTILLA DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
• La plantilla se puede definir como el inventario humano necesario en...