FUNCIONES DE SECRETARIA DE GERENCIA

FUNCIONES DE SECRETARIA DE GERENCIA
NOMBRE DEL EMPLEADO: ________________________________________________ FECHA: __/__/__/
DESCRIPCION DEL TRABAJO: CARGO SECRETARIA DE GERENCIA
OBJETIVOS: Planear, proponer, instrumentar y evaluar los asuntos de carácter académico y administrativos, llevando a cabo las políticas, planes y programas que se consideren necesarios para el logro de los fines que lehan sido encomendados.

TAREAS ESENCIALES Y RESPONSABILIDADES
1. Cumplir y hacer el Estatuto General y demás reglamentación existente para el ordenado funcionamiento de la Empresa.
2. Definir y establecer en consulta con la Gerencia, las políticas para regular y normar la realización de los programas administrativos.
3. Fungir como Secretario de la Gerencia y administrar la oficina técnica delmismo.
4. Registrar y dar seguimiento a los acuerdos y circulares dela Gerencia.
5. Publicar y dar seguimiento a los acuerdos de la Gerencia.
6. Determinar y establecer en consulta con la Gerencia, la estructura orgánica y funcional de la Empresa.
7. Coordinar las relaciones de administración de la Empresa.
8. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades técnicas, académicas y administrativasde su jurisdicción que bajo líneas de autoridad directa y enlaces orgánicos de coordinación se le adscriben: Secretaría General, Secretaría de Administración y Finanzas.
9. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y dirigir y coordinar las funciones de las unidades de trabajo que se le adscriben en línea directa de acuerdo al organigrama de su estructurainterna.
10. Representar a la Gerencia en las relaciones internas de trabajo de la Empresa.
11. Aprobar dentro del ámbito de su competencia, los sistemas, programas, proyectos, planes y presupuestos que le presenten los Directores a cargo de las distintas áreas administrativas de la Empresa, esto siempre y cuando lo estime procedente.
12. Aprobar y expedir en consulta con la Gerencia, los manualesgenerales de organización y procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la estructura orgánica y funcional de la Empresa.
13. Legalizar documentos que acrediten los trámites correspondientes y encargados, de acuerdo con el reglamento respectivo.
14. Certificar los documentos oficiales de la Empresa.
15. Coordinar la organización y custodia del Archivo General de la Empresa.
16.Coordinar la gestión y trámite del registro de la Empresa.
17. Firmar con el titular de servicios los certificados expedidos por la Empresa.
18. Convocar, previo acuerdo con la Gerencia, a las sesiones de la Junta de Accionistas
19. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo y las que se le asigne.
20. Autorizar y rendir los informes en materia administrativa, anualeso de contingencia que le solicite la Gerencia.
21. Las demás que establezcan las normas y disposiciones reglamentarias de la Empresa.
22. Recepcionar los expedientes ingresados en el sector o de otras dependencias que son remitidos por la Gerencia.
23. Asesorar en la redacción y celebración de contratos que hace relación a la salvaguarda del patrimonio o de prestación de servicios a la Empresa.24. Redactar y/o revisar todas las documentaciones, notas, acuerdos, convenios y cualquier tipo de documentación, con los sectores de la Empresa previa autorización de la Gerencia.
25. Registrar a través de Partes Diarios todo el movimiento de las documentaciones tramitadas por la Secretaria General, indicando el sector que recepciona la documentación, la fecha, hora y la persona que recibe ladocumentación, de acuerdo a la providencia del Gerente, que deberá archivarse con un Índice de legajos, debidamente referenciado y codificado, que faciliten su identificación y ubicación, con el fin de efectuar el seguimiento correspondiente de los mismos.
26. Mantener adecuadamente ordenado y actualizado el archivo de toda documentación recibida y remitida, e informaciones.
27. Para la recepción...