Funciones Generales Del Archivo De Gestion

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL SENA-2012

Funciones Generales Del Archivo De Gestión
* Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de conformidad con la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 dejulio de 1945. Número 21.760). Y La ley de Procedimientos Administrativos.
* Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la localización de ladocumentación producida con menos de 2 años de haberse originado.
* Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.
* Elaborar los instrumentos dedescripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información, preparando índices, guías e inventarios.
* Velar por la aplicaciónde políticas archivistas para facilitar la consulta.
* Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.
* Planificar y normalizar técnicamente, la laborde automatización de los fondos documentales en el archivo.
* Crear una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los Documentos en el Sistema de Información
* Crear una normativa deconfidencialidad para digitalizar la información
* Trasladar la Documentación después de cumplido el plazo de 2 años en el archivo al la Unidad de Información de Correspondencia.
PROCEDIMIENTO PARAEL DESARROLLO DE LA FUNCIONES
En el Archivo de Gestión del Despacho del Ministerio de Energía y Petróleo se presentarán dos procesos: el administrativo y el archivístico. Estos procesos se dan con el finde brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro de los objetivos del archivo.
PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.
Estos se estipulan claramente en la legislación vigente,en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:
1.- Acopio o reunión de documentos
2.- Expurgo de documentos
3.- Selección documental
4.- Organización documental
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