funciones recepcionistas






DEPARTAMENTO DE RECEPCION & RESERVAS


MANUAL DE FUNCIONES
DEL RECEPCIONISTA



PERSONAL A SU CARGO DIRECTO

Botones

PERSONAL A SU CARGO INDIRECTO

Camareros, Guardias Nocturnos, Personal de Cafetería

SUPERIOR INMEDIATO

Coordinadora de Recepción & Reservas

AREA FISICA BAJO SU RESPONSABILIDAD

Front Desk, Lobby, Oficina de Administracion, Archivero de Recepcion, Calle frontal(frente al ingreso principal)





OBJETIVOS DE SU FUNCION


1. Hacer que el Check In de los huéspedes sea un momento agradable, sin demoras, dejando la mejor sensación de hospitalidad.

2. Segmentar correctamente a los huéspedes, otorgando siempre la mejor tarifa posible dentro de nuestra segmentación, y obteniendo de los huéspedes toda la información necesaria y los documentos para soportardicha segmentación

3. Registrar siempre una forma de pago idónea en cada cuenta, de manera que tengamos la confianza de que todas las cuentas estén garantizadas. Brindar todo su contingente para viabilizar el crédito, mientras convenga a los intereses del hotel.

4. Cuidar la seguridad del Hotel y sus huéspedes

5. Cuidar la buena imagen y prestigio del hotel

6. Orientar a nuestros huéspedes demanera correcta sobre cualquier inquietud acerca de la ciudad, transporte, lugares de atracción, etc, poniendo énfasis en su seguridad personal

7. Dejar en cada momento de contacto con los huéspedes una sensación de cortesía, servicio, y hospitalidad

8. El adecuado manejo de los conceptos de moralidad y ética hotelera


OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Mantener un conocimiento actualizado delas políticas del Hotel ( formas de pago, cortesías, largas estadias, portales Venere/ Despegar)

2. Conocer los procedimientos e instructivos que la administración ha diseñado para el check in, facturación, crédito, check out, etc. de habitaciones, asegurándose de cumplir los objetivos a satisfacción de la jefatura

3. Reportar cualquier situación anormal que se produzca y de la cual tengaconocimiento durante su turno

4. Mantener el orden y la formalidad en trato con el personal a su cargo

5. Mantener la limpieza del área a su cargo

6. Cuidar la presentación impecable propia y del personal a su cargo (botones)

7. Tener una idea clara de la naturaleza de cada habitación y de los particulares de estas, inclusive del área de cafetería.

8. Conocer y dominar el sistema computarizado defront desk, todas sus funciones, opciones de ayuda y consulta, modificación, impresión, etc

9. Recibir el turno

10. Tomar Mensajes

11. Recibir un encargo o equipaje en custodia

12. Verificar Estado de Habitaciones y Número de de personas con el Ama de Llaves

13. Escribir reportes

14. Tomar reservaciones

15. Informar sobre nuestras tarifas

16. Entregar el Turno


OBLIGACIONES YRESPONSABILIDADES ESPECIFICAS

Recibir el turno correctamente es el comienzo de un tarea exitosa y un trabajo serio y responsable. Para esto, se aconseja llegar por lo menos 15 minutos antes de la hora de entrada.

Para recibir el turno correctamente, deben cumplirse las siguientes actividades:

Leer con atención la bitácora de novedades
Chequear todos los mensajes, sobres, encargos, etc
Leer detalladamenteel listado de reservas, verificando horas de llegada, tarifas, traslados, formas de pago etc.
Verificar en la pantalla el estado de sus habitaciones y la disponibilidad para la venta.
Tener la hoja de reservaciones del día actualizada.
Coordinar los transfer – in con tiempo (deben estar dos botones en horas pico)







FUNCIONES:


Realiza el c-in y c-out de huéspedes
Coordinación de Transfer in& out, emisión de vouchers con los valores estipulados ato-htl ( Servitaxi).
Conocer todo el hotel, sus servicios e instalaciones
Conocer el manejo de la computadora y los programas que maneja.
Conocer todos los servicios del hotel para proponerlos a los huéspedes y promocionarlos.
Conocer los lugares turísticos de la ciudad.
Debe...