FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA

MANUAL DE FUNCIONES
SECRETARIA GERENCIA DE VENTAS



1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Gerencia de ventas

2. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar en el manejo de la documentación, así como en lascoordinaciones delegadas por la gerencia de ventas.

3. FUNCIONES GENERALES: Emitir, recepcionar, Archivar y entregar la documentación a las distintas Áreas Operativas.

4. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

•Apoyar la agenda de trabajo del Gerente.

• Dar cuenta de inmediato al Gerente de los casos que demandan soluciones urgentes

• Redactar informes, notas, memorandos y otros documentos quesoliciten al Gerente.

• Mantener actualizado los archivos de documentos y otros materiales de información de la Gerencia.

• Solicitar y administrar los materiales y útiles de oficina de la Gerencia.• Controlar el uso racional de los muebles y equipos de la Gerencia.

• Recibir las llamadas telefónicas y realizar aquellas solicitadas por el Gerente.

• Recibir y distribuir el correo interno.• Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Gerencia de Ventas.

• Llevar el control de las Importaciones. Haciendo el cuadro de las mismas, y entregarlos cada fin de mes.• Ver en el sistema las cotizaciones de los vendedores, viendo las frecuencias en las que compran los diversos clientes asignados.

• Asimismo, pasar a Oficina los clientes, a los cuales no leshayan cotizado en tres meses.

• Dar respuesta a las cartas y/o solicitudes de los clientes, tanto de cotización de repuestos como las solicitudes de información de los clientes

• Dar respuesta alas solicitudes de Cotización que el Gerente solicite.

• Cotizar en caso sea necesario y/o cuando los vendedores se encuentren ocupados.

• Llevar el control de las cotizaciones del Gerente, asícomo el vencimiento de los mismos.

• Recepcionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos e informar al vendedor asignado.

• Apoyar en las tareas administrativas de las dependencias...