funciones secretaria ejecutiva

SECRETARIA EJECUTIVA

Propósito principal del empleo: Efectuar las actividades de orden administrativo, complementarias de las tareas del jefe inmediato del departamento o dependencia, para elcumplimiento de las funciones del área de la empresa, teniendo en cuenta la normatividad vigente y los procedimientos de la Entidad.
Funciones del empleo:
Atender y guiar al público personal ytelefónicamente, suministrando información, documentos y elementos que le sean solicitados de conformidad con los trámites, los procedimientos establecidos y las instrucciones recibidas.
Apoyar el manejo dela correspondencia recibida y enviada por la dependencia a través de los medios magnéticos establecidos para tales efectos y los archivos físicos, de conformidad con los lineamientos de la Entidad.Digitar los oficios, memorandos, actas o ayudas de memoria que sean encomendadas por el superior inmediato.
Apoyar el manejo del archivo de la dependencia atendiendo los lineamientos institucionales ylos procedimientos de gestión documental establecidos para tales efectos.
Recibir y llevar el registro de las llamadas telefónicas relacionadas con la gestión del jefe inmediato, de acuerdo con losprotocolos establecidos por la entidad y los lineamientos impartidos por el superior jerárquico.
Acompañar la organización de las reuniones y eventos que deba atender la Dependencia de acuerdo con lasinstrucciones recibidas por el jefe inmediato.
Llevar la agenda del jefe inmediato de acuerdo con los compromisos adquiridos y los lineamientos del mismo.
Realizar el seguimiento a los elementosdel inventario asignado a la dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos.
Guardar la debida reserva, confidencialidad y seguridad de la información relacionada con losasuntos que con ocasión del desarrollo de sus funciones tenga conocimiento, atendiendo los lineamientos institucionales.
Gestionar y desarrollar la implementación del modelo integrado de planeación y...