Funciones

ESTRUCTURA INTERNA
CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

FUNCIONES POR AUXILIAR

1. Recepción de documentos: Cumpliendo con lo establecido en el Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 2, 3, 5,8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las documentos que ingresan.
2. Radicación y registro de documentos: clasificar, ingresar, verificar, distribuir,descargar y actualizar la información que se gestiona a través del módulo de recepción de documentos y velar por el adecuado registro de la información realizando y/o sugiriendo las acciones demejora relacionada con su proceso.
3. Distribución de documentos: Realizar todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen al usuario interno en cada uno de losrecorridos que se tienen definidos para tal fin.
4. Trámite de documentos: Dar la importancia o prioridad en el manejo de los trámites de los documentos desde el momento de su recepción, teniéndose encuenta los términos legales y/o periodos de tiempo como es el caso de los derechos de petición, demandas, tutelas, citaciones entre otros, y remitirlos oportunamente al responsable del tramite.5. Archivo de documentos: Realizar las acciones orientadas a la clasificación, ordenación, descripción y archivo de los documentos en cada una de las unidades documentales y de acuerdo a laTabla de Retención Documental, como parte integral de los procesos archivísticos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original.
6. Consulta y préstamo de documentos:Proporcionar el servicio de consulta de unidades documentales a los usuarios que lo requieran.
7. Recorridos: Realizar los recorridos internos de acuerdo a los horarios estipulados para tal fin.
8.Informar al jefe inmediato sobre las novedades encontradas en desarrollo de sus actividades.
9. Apoyar otras actividades del Centro de Administración Documental en el momento que se requiera.