fundamentos de archivos
Páginas: 3 (733 palabras)
Publicado: 4 de febrero de 2015
1. FUNDAMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice suconservación, rápida localización y manejo; de manera que cuando se haga necesario refererirse a ellos nuevamente, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.
La eficiencia en el manejo deestos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón la empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas dearchivo.
Archivar es el procedimiento de clasificar organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando estos se necesitan.
2. IMPORTANCIADEL ARCHIVO
El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe losacuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Frecuentemente esnecesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales deben conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado de ordenar y guardar información no será fácil, ya veces será imposible conseguirlo en el momento preciso en que se necesita. Además si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse y deteriores.
3. FUNCIONES DEL ARCHIVO
El archivo deuna empresa cualquiera debe llenar las siguientes funciones principales:
• Reunir ordenadamente según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.
• Asegurar la perfectaconservación de los documentos reunidos
• Asegurar la máxima rapidez en el envió de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.
• Llevar a cabo estas funciones del modo más...
Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice suconservación, rápida localización y manejo; de manera que cuando se haga necesario refererirse a ellos nuevamente, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.
La eficiencia en el manejo deestos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón la empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas dearchivo.
Archivar es el procedimiento de clasificar organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando estos se necesitan.
2. IMPORTANCIADEL ARCHIVO
El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe losacuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Frecuentemente esnecesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales deben conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado de ordenar y guardar información no será fácil, ya veces será imposible conseguirlo en el momento preciso en que se necesita. Además si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse y deteriores.
3. FUNCIONES DEL ARCHIVO
El archivo deuna empresa cualquiera debe llenar las siguientes funciones principales:
• Reunir ordenadamente según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.
• Asegurar la perfectaconservación de los documentos reunidos
• Asegurar la máxima rapidez en el envió de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.
• Llevar a cabo estas funciones del modo más...
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