Fundamentos De Organización Documental

NOMBRE: CLAUDIA MARIA RAMIREZ MUÑOZ
FECHA: 31 DE MAYO DE 2012

ACTIVIDAD: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE _____

TEMA: FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL_

1¿Qué es un documento electrónico de archivo?

R/. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclovital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficaciaprobatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

De otro lado, el documento electrónico, según Alicia Casas de Barran tiene cuatro
Componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. El contenido se refiere a la información, la estructura se relaciona con la forma como se organizan
los datos, el contexto con otros datos o información asociada y la presentación como la aparienciadel documento una vez ha sido recuperado. Todos estos elementos le dan significación el documento electrónico y lo diferencian de un simple registro electrónico (conservada en un equipo o un medio de almacenamiento físico) o una base de datos.

Un documento electrónico se puede definir como “aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual esgenerado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural”.

2¿Qué es un archivo electrónico?

R/. Documento producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural yespontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica; que se conserva y transmite también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con sumodo de producción (Principios Archivisticos), con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta suarchivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Los acervos documentales cambian dentro de la convergencia tecnológica con la aparición de la digitalización en losprocesos de almacenamiento, clasificación, difusión y acceso a los contenidos archivados. La aplicación de la informática en todos los niveles de la organización comprende un fenómeno que tiene implicaciones en la gestión documental.
A medida que la era digital se ha ido introduciendo con el desarrollo de las nuevas redes multimedia y telecomunicaciones cada vez se hace más evidente esas rápidasmutaciones tecnológicas.

Archivo electrónico | Archivo físico |
Documentos electrónicos | Documentos en soporte material |
No deteriora el documento | Deterioro del documento |
Puede acceder desde cualquier lugar | Permanece en un sitio propio |
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Sólo cuando el documento electrónico alcanza su versión definitiva y no se permiten nuevas modificaciones, se ingresa en el...