fundamentos

Fundamentos del servicio

¿Qué debe incluir el check list de un hotel para un evento?
R= Pasteles de cumpleaños, mesas para los regalos, bases o jarrones para las flores, transporte para los invitados y entretenimiento.

¿Cuáles son las funciones del secretario o asistente administrativo de banquetes?
Ser muy eficiente en el manejo de cómputo, de forma que toda la correspondencia se llevea cabo de manera profesional.
Mantener un preciso y actualizado sistema de archivo.
Encargarse de la cobertura telefónica para todo el Departamento administrativo de banquetes. El teléfono debe ser contestado en forma rápida y con un saludo que incluya: el nombre de la persona y el nombre del Departamento de banquetes.
Asegurarse de que toda la información concerniente a cada evento seaconocida por los encargados dentro del hotel, y la reciba el departamento indicado a tiempo, de forma que se pueda facilitar el adecuado manejo de cada banquete.
Actuar en forma rápida y precisa en el logro y terminación de los proyectos asignados.
Tomar todos los recados con la información pertinente, para que así los gerentes pueden devolver la llamada.
Ofrecer asistencia a las personas quellaman a la oficina y conocer cómo enseñar los salones y el hotel a clientes, quienes llegan personalmente a pedir información.
Llamar a los clientes de los eventos con 72 horas de anticipación, con el fin de que garanticen el número final de participantes a los banquetes.
Montar los “ files ” y hojas de seguimiento. Asegurarse que los primeros sean apropiadamente archivados y las hojas deseguimiento se saquen el día cuando hay que llamar la cliente de nuevo.
Asistir a los vendedores-promotores de ventas, si la cantidad de su trabajo lo permite.
Asistir con el diseño y preparación de reportes estadísticos y presentaciones, cuando sea necesario. Poseer la madurez para evaluar, cuando una situación es prioridad y cuando no.
Menciona los diferentes tipos de banquetes.
R= Celebracionesde carácter social y Celebraciones de carácter empresarial


¿Cómo se divide el departamento de banquetes?
R= Área administrativa y área operativa.

¿Cuáles son las funciones del director de banquetes?
Administración: Desarrollar el plan de ventas y promociones de banquetes, desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo detodo el año, desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo, prepara y evalúa el pronóstico de ingresos, otorga la aprobación final para las reservaciones de salones, realizadas por los gerentes de ventas de banquetes, atender reuniones regulares junto con otros directores del hotel, en representación del departamento de banquetes.

Supervisión: Supervisar a los gerentes de banquetes,entrevista y recomienda tanto para contratar personal, como para promociones, realizar las llamadas de atención necesarias, establece las metas y se encarga del entrenamiento y desarrollo del personal que tiene a su cargo, asegurar de que las necesidades de los clientes se satisfagan y resuelve problemas que puedan tener los gerentes a su responsabilidad, supervisar la operación de los eventos,tanto en montaje como en servicio, monitorear los horarios y coberturas por parte de los gerentes para la supervisión de los eventos.

Ventas: Asigna cuentas de clientes a los diferentes gerentes de banquetes, asegurar de que haya un contacto personal con los clientes, durante la realización de los eventos, dar seguimiento a los clientes y resuelve quejas, responde las cotizaciones para eventos;ya sea por teléfono, correo o por contacto personal, llevar a cabo las reservaciones y confirma las contrataciones que quedaron en firme con depósito, brindar la misma calidad de servicio; tanto a los clientes existentes como a los clientes potenciales, promueve el desarrollo de la comunidad en donde se encuentra el establecimiento, en caso de no contar con suficiente equipo audiovisual...