G_03_2 GUÍA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Estos elementos son: Misión, líder, límites, clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos físicos y/o tecnológicos
La caracterización de un procesodebe realizarse cuidadosamente, de manera que esta sea coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodología que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos allí presentados y se pueda mantener un “hilo conductor” a través de toda la caracterización.
Se presenta a continuación un método que puede ayudar a realizar una caracterización del proceso, basado en el mismoprincipio de “enfoque por procesos”, que inicia con el usuario (interno y/o externo).
En primer lugar, se propone aplicar un orden o secuencia de identificación de cada uno de los componentes de la caracterización, así:
1. OBJETivo
Describir las actividades necesarias para desarrollar la caracterización de los procesos identificados en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje
2. ALCANCE
Aplicaa todos los procesos que se hayan identificado en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje dentro del Mapa de Procesos.
3. DEFINICIONES
3.1 PROCESO
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
3.2 PRODUCTO
Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
3.3 PROVEEDOR
Organización, entidad oproceso que proporciona un producto, servicio y/o entrada que se debe transformar.
3.4 INDICADOR
Relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparación entre la situación presente del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y la norma o patrón establecido como requerimiento de la productividad y competitividad organizacional, en función de la misión, la visión y las metasestablecidos
3.5 ENTRADA
Información o elementos que van a ser transformados (Materiales, información)
3.6 SALIDA
Información, productos, subproductos o servicios generados como consecuencia de las actividades del proceso.
3.7 RECURSOS
Elementos que intervienen en el proceso sin ser transformados
3.8 CONTROLES
Acciones necesarias para confrontar el estado de entradas, las salidas o paracomprobar la ejecución de actividades.
3.9 DUEÑO DE PROCESO
Cargo que debe garantizar el establecimiento, implementación y mantenimiento de las actividades del proceso.
3.10 ACTIVIDADES
Las acciones que agregan valor a las entradas para transformalas en salidas
4. CONDICIONES GENERALES
Requisitos básicos de un proceso
a. Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
b. El proceso cruzauna o varias áreas funcionales del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
c. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUÉ", no al "CÓMO".
d. El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquiera en la entidad
e. El nombre debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
f. Tienen un RESPONSABLE que asegure sucumplimiento y eficacia continuados.
g. Es capaz de satisfacer las etapas del ciclo PHVA
h. Tienen indicadores que permiten visualizar la evolución de los mismos
Porqué caracterizar o modelar un proceso
i. Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos
j. Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos
k. Permite identificar los controles excesivosentre procesos internos
l. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos)
m. Crea conciencia en los resultados de cada proceso
n. Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada proceso
o. Facilita el despliegue de los objetivos
p. Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades:
TIPOS DE SALIDAS...
Regístrate para leer el documento completo.