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ENFOQUE DE PROCESOS PARA LA MEJORA CONTINUA

Esta orientación consiste en “contrastar” lo plasmado en un mapa de procesos con los resultados obtenidos de cada proceso, esto nos proporcionará interesantes herramientas para nuestra estructura de procesos orientados a la mejora continua.

SELECCIÓN DE PROCESOS

Todos los procesos identificados no pueden ser abordados al mismo tiempo, esimportante, y necesario, priorizar y concentrar los esfuerzos por la mejora. Para ello la Selección de Procesos pretende identificar, entre todos los procesos relacionados en el mapa, cuáles son aquellos especialmente críticos para que la organización alcance sus objetivos. Pueden ser procesos críticos (FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO, F.C.E.), aquellos que:
- Tienen una significativa correlación conalguno de los objetivos o directrices definidas en la Visión de la organización.
- Se encuentran en una situación desordenada o desestructurada, y es urgente
sistematizar su aplicación.
- Los resultados de su evaluación se encuentran por debajo de los límites de
control previamente definidos por la organización.

Identificados los Factores críticos de éxito, los directivos de la organizacióndeberán organizar PLANES DE MEJORA sobre éstos.
Se puede seguir este modelo de análisis para la implementación sucesiva de planes de mejora:
1º Misión, visión y valores
2º Mapa de procesos
3º Factores críticos del éxito.
4- Acciones de mejora




HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS.

Como enfoque general, se proponen dos tipos diferentes de herramientas, según sea el nivelde las actividades:
- Para los PROCESOS que han sido identificados en el mapa se elaborara una
FICHA DEL PROCESO, donde planificaremos los objetivos, la estructura y la
sistemática de evaluación (indicadores) del mismo.
- Para los SUBPROCESOS identificados en cada PROCESO elaboraremos un
MANUAL DE PROCEDIMIENTO, donde se detallara de manera exhaustiva
la secuencia de actividades,responsabilidades y evidencias que se generan en el desarrollo de esta actividad.
Por lo tanto, la herramienta que se emplea para la planificación de los
procesos será la FICHA DEL PROCESO, donde se deberán definir, como mínimo, tres conceptos fundamentales:

LA FINALIDAD DEL PROCESO: consiste en concretar y definir cuál es la
intención del proceso.
- EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: en el que serepresente, no sólo
la interrelación que pudiera existir entre los diferentes subprocesos del proceso,
sino que sería conveniente descender hasta la identificación de las actividades
englobadas dentro de cada proceso.
- LOS INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO:
Encontrar adecuados indicadores no es una tarea fácil, pero es imprescindible disponer de éstos para poder evaluar el nivel dedesempeño de los procesos identificados.
- Nombre del indicador
- Método de medida
- Responsable de la medida o Frecuencia de la medida
- Valores de referencia .



Además de los conceptos citados, también se podría incluir en la Ficha del Proceso otra información adicional que sirve para una mayor comprensión global de éste, como pudiera ser:
- El ÁMBITO DE APLICACIÓN o ALCANCE del proceso- Las ENTRADAS Y SALIDAS del proceso
- Los RESPONSABLES implicados en el proceso
-Los CRITERIOS a tener en cuenta durante la ejecución del proceso

HERRAMIENTAS PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS.

El objetivo que se persigue con la sistematización de un proceso es muy distinto al expuesto anteriormente en la planificación. Si bien antes se pretendía tener una visión global delproceso, enfatizando el análisis en la adecuada definición de indicadores que permitan evaluar eficazmente el proceso, ahora se persigue conocer el DETALLE. Se pretende desmenuzar todos los enredijos que pudiera haber en la ejecución de las diferentes actividades que lo componen, a fin de establecer unas líneas metodológicas que permitan garantizar su repetición uniforme. Para ello se empleara
como...