Gate review method

Introducción En el marco de la asignatura Gestión de proyectos en la organización del Master in Project Management, presentamos a continuación la resolución del caso práctico Quantum Telecom. En esta presentación encontraremos la respuesta a las cinco preguntas formuladas.

Resolución del caso práctico QUANTUM TELECOM

1. ¿Cómo se podrían eliminar las políticas en las revisiones de proyecto?A primera vista, respondería que hay que “ excluir a los Sponsors en las revisiones de proyecto” . Evidentemente, tal y como aparece en el contexto del ejercicio, esto no es posible, pero sí se puede intentar limitar sus intervenciones. La influencia de los interesados, tendría que ser alta al principio del proyecto pero a medida de que el proyecto avanza su influencia debería ser menor. Esfundamental la preparación previa de estas evaluaciones (gate review meetings) creando así un criterio en las revisiones (gate criteria) en el que la comisión de evaluación debe ser capaz de evaluar las bases del proyecto así como, la continuidad del mismo. Estos criterios de revisión implican una serie de tareas que el equipo debe realizar antes de cada ciclo de vida del producto. Éstos deberíanlistarse, así, poder ser evaluados fácilmente en las revisiones. Los criterios de evaluación deben contar con indicadores cuantificables y de esta forma poder evaluar el trabajo realizado. Uno de los métodos sería valorar numéricamente cada uno de los criterios de evaluación (por ej. 1-10 o porcentualmente), para poder obtener un resultado más objetivo. La evaluación, para que sea más completa debecontener indicadores evaluables, cualitativos y cuantitativos. Así pues, bajo mi punto de vista, a la hora de evaluar, cuanto más objetivos sean los resultados obtenidos, la decisión final quedará libre de cualquier interés subjetivo o particular, intereses individuales o políticos que incluso podrían ir en contra de los intereses de la propia empresa. Al haber obtenido resultados cuantificables esmuy complicado poder defender una idea que objetivamente aparece como inviable, y si finalmente se llegase a continuar con el proyecto inicial, será más difícil evadir responsabilidades.

2 ¿Cómo se podría desarrollar una metodología donde la terminación de un proyecto no se vea como un fracaso? La metodología diseñada debería basarse en dos pasos distintos. El primer paso sería analizar si elproyecto a desarrollar sería viable por si mismo. El resultado obtenido, nos permitirá responder a la pregunta de si es o no viable, si la respuesta es negativa, cancelaremos el proyecto. Tomar la decisión de finalizar el proyecto si éste nos da resultados negativos, en ningún caso debe tomarse como un fracaso, sino todo lo contrario, pararlo a tiempo nos permite no cometer mayores errores quepodrían traducirse en pérdidas económicas o de credibilidad dentro de la empresa. Si en

cambio la respuesta es positiva, seguiremos con el proyecto y avanzaremos hacia el segundo paso. El segundo paso sería contextualizar el proyecto en la realidad actual de Quantum Telecom, esto es, evaluar si el proyecto entra en contradicción con otros proyectos que se estén llevando a cabo. A menudo fallamos alevaluar un proyecto sin tener en cuenta el contexto del momento, que nos puede aportar oportunidades o, por el contrario visibilizar debilidades y amenazas. Si el resultado es positivo, continuaremos con el proyecto, si en cambio, es negativo, cancelaremos dicho proyecto. Justificaremos su finalización achancado contradicciones en los intereses de la empresa, ya sea porqué un proyecto no permite elcrecimiento de otro, o ya sea porqué se solapan entre ellos, o porqué la decisión nos permitirá beneficiar a otros proyectos de mayor envergadura (…), entre otros motivos. La metodología la podemos esquematizar de la siguiente manera: 1

Así pues, la metodología que debemos diseñar, será una metodología en la que se incluya que la terminación de los proyectos sea una opción. Al establecerlo...