GD GU 002 GU A PARA EL MANEJO DOCUMENTAL

1. OBJETO

Establecer las actividades necesarias para garantizar la efectiva organización y conservación de los archivos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, controlando en forma permanente el ingreso y salida de documentos a través del sistema de archivo, dando cumplimiento a la legislación del Archivo General de la Nación y demás normatividad relacionada

2. ALCANCE

Esta guíaapoya el control de los documentos y registros generados en los procedimientos que ejecuta cada dependencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Se encuentran representados en series, subseries y tipos documentales en las Tablas de Retención, teniendo en cuenta la necesidad de organización documental y la disposición final de los documentos.

3. DEFINICIONES

ARCHIVO DE GESTIÓN OARCHIVO DE OFICINA: Comprende toda la documentación producida y/o recibida por una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Actividad que consiste en dividir o separar los documentos estableciendo series y subseries documentales. Los archivos como unidadesorganizadas, se clasifican de acuerdo con la estructura de las entidades productoras y de las funciones o actividades de la dependencia. La clasificación se realiza teniendo en cuenta elementos definidos como: los manuales de procedimientos y funciones, los tipos documentales, los flujos y la necesidad de consulta, entre otros.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Es un proceso analítico, sistemático yparticipativo mediante el cual se conocen y mejoran las condiciones de producción, gestión, organización, difusión, conservación de documentos e involucra a todos los niveles de la estructura organizacional.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros.



Elaborado por: Hector Hernán Ruiz
Revisado por: Eleonora Ferroni G.
Aprobado por: Hector Hernan Ruiz

Cargo: Coordinador Grupo Gestión Documental


Cargo: Asesora Sistema Integrado de Gestión
Cargo: Coordinador Grupo Gestión Documental
Firma: Original firmado

Firma: Original firmado

Firma: Originalfirmado


SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie. Se jerarquizan e identifican en forma separada de la serie según los tipos de documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Cada documento es una tipología documental, que, integrado a otros forman una seriesegún su razón de ser.

Para el efecto del presente procedimiento se debe tener en cuenta que para Mincomercio los documentos son de carácter público.

Ejemplo: Certificado de disponibilidad presupuestal, Conceptos Técnicos, Facturas

CONDICIONES GENERALES

4.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental se establece de la siguiente manera:

Secciones y Subsecciones: Codifica lasdependencias de MINCOMERCIO y sus funciones.

Series Documentales: Codifica actos concretos realizados por las dependencias y se organiza por tipos documentales.

4.2 CODIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Para facilitar el manejo de los archivos de la Entidad, cada dependencia debe estar identificada, como se observa en la tabla No. 1 (Anexo 1).

Esta codificación institucional facilita muchas actividades,simplifica el nombre de las dependencias, revela el orden jerárquico de cada una de ellas y facilita las comunicaciones.

4.2.1 Codificación Series Documentales

Las series documentales que han sido identificadas deben ser debidamente codificadas de acuerdo con las funciones específicas de la oficina. Para cada serie existe un número propio, existiendo dos divisiones de la serie:

Series...