GD P02 GESTION DOCUMENTAL EDI

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: GD-P02
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PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DOCUMENTAL

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1. OBJETIVO
Establecer en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural directrices que permitan aplicar eficiente,
eficaz y efectivamente los procesos archivísticos de organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedenciay orden
original; el ciclo vital; y la normatividad archivística.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural desde
la generación o recibo de un registro, organización de los archivos de gestión de acuerdo a las
Tablas de Retención Documental (TRD), sus transferencias y conservación en los Archivos de
Gestión y Central.

3. INSUMOSNormas legales y técnicas, metodologías impartidas por el ente rector archivístico distrital.

4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Archivos debidamente organizados y conservados.

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar Normograma.

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona oinstitución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Ley 594 de 2000
Archivo de gestión. Aquel enel que se reúne la documentación en trámite en busca de solución
a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas productoras u otras que las soliciten. Ley 594 de 2000

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Archivo histórico: aquel al cual se transfiere la documentacióndel archivo central o del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de
la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta,retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
Clasificación documental: labor intelectualmediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
Comité de archivo: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.Conservación de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física
de los documentos que alberga un archivo.
Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de
los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar
la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo losatmosféricos.
Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y
de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y
a obtener copia de los mismos.
Custodia de documentos: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución
archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,...