GDP ANEXO Las 7 mejores practicas

 


 
 


 
 

Gestión
 de
 proyectos
 
Lectura
 complementaria
 

Gestión de proyectos

 


 
 


 
 

Gestión de proyectos: Las 7 mejores prácticas
Gestionar un proyecto puede ser una tarea desalentadora. Ya se trate de planificar su
boda, desarrollar un nuevo website para su empresa o construir su casa soñada a orillas del
mar, usted necesita empleartécnicas de gestión de proyectos (project management en la
bibliografía en inglés) que le ayuden a tener éxito.
Resumiré en esta nota las 7 mejores prácticas (best practices) principales que constituyen
la clave de toda buena gestión de proyectos y que colaborarán a su éxito.

1. Defina el Alcance y los objetivos del proyecto
Primero entienda los objetivos del proyecto. Suponga que su jefe/a le pide queorganice una
campaña de donantes de sangre, ¿Cuál es el objetivo: obtener la mayor cantidad de sangre
posible? O es ¿levantar el perfil local de la empresa? Decidir cuáles son los objetivos reales
le ayudará a planificar el proyecto.
El alcance o área de competencia define los límites del proyecto. Decidir qué es lo que
está dentro o fuera de los límites del proyecto determinará la cantidad detrabajo que se
necesitará realizar.
Entienda quiénes son los interesados, qué producto esperan que se les entregue y consiga
su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivos del proyecto definidos, deje que
los ellos mismos los revisen y le presten su acuerdo.

2. Defina las Tareas
Debe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su proyecto es una campaña
publicitaria para unanueva barra de chocolate, entonces una tarea sería producir el trabajo
de arte para la publicidad. Por eso defina que cosas tangibles deben ser producidas y
documéntelas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a
cabo correcta y eficientemente.
Los accionistas claves deben revisar la definición de las tareas y estar de acuerdo que las
mismas reflejanadecuadamente lo que se espera.

3. Planifique el Proyecto
Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qué gente, recursos y presupuestos se
requieren para completar el mismo.

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Gestión de proyectos

 


 
 


 
 

Usted debe definir qué actividades se requieren para producir los productos, utilizando
técnicas tales como Estructura Analítica de Proyectos (WBS – Work BreakdownStructure). En el gererenciamiento de proyectos, el WBS es una técnica que consiste en la
descomposición del proyecto en partes manejables).
Usted debe estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada actividad, las
dependencias entre actividades y luego decidir un programa realista para completarlas.
Involucre al equipo de proyecto en la estimación de la duración de las actividades.
Establezcahitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto. Escríbalas
en su planificación. Pida a los accionistas principales que la revisen y presten su
consentimiento al plan.

4. Comunicación
La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente al equipo de
proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades. Una vez
trabajé en unproyecto en donde el project manager se quedó sentado en su escritorio
rodeado de un enorme cronograma. El problema fue que nadie en ese equipo sabía cuáles
eran las tareas y las fechas tope, pues nadie había compartido la planificación. El proyecto
sufrió todo tipo de problemas porque la gente hacía actividades que pensaban que eran
importantes en vez de hacer las que el director de proyecto leshabía asignado.

5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto
Una vez que el proyecto esté en ejecución usted debe monitorearlo y comparar el progreso
actual con el proyectado. Necesitará reportes de avance de proyecto que deberán producir
los miembros del equipo. Usted deberá registrar las variaciones entre lo real y lo
proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance....