Generalidades administracion documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposiciónfinal de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos.

La administración documental es una herramienta muy útil para las empresas ya que esta nos permiterealizar un mejor uso del archivo, antes no se contaba con normas para el manejo del archivo, es una actividad que nació debido a la necesidad de “documentar” por escrito para dar fe de los hechos, esasí como nace un conjunto de normas técnicas y practicas usadas para manejar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, como también permitir la recuperación de información , asegurar laconservación indefinida de los documentos más valiosos, manteniendo la confidencialidad e integridad en la información que se maneja.

La administración documental tiene muchos beneficios talescomo consolidar toda la información disponible en único lugar, pertinente a cada empleado, facilitar la búsqueda y acceso a la información. Esta es una herramienta muy necesaria hoy en día cada empresadebe contar con un sistema de administración documental para permitir el acceso a la información y el manejo de la misma. Esto se realiza con el fin de mantener un orden y mejor manejo de los archivosmanejados dentro de la misma empresa.

Un concepto amplio y conciso de la administración documental se sustenta en la organización de documentos producidos y recibidos por una persona natural ojurídica, dando un manejo archivístico para utilizar técnicas en la agrupación y organización de documentos, esto permite al funcionario tener un acceso más rápido y eficaz en cuanto a la información querequiera de la empresa.

La administración documental nos permite facilitar la búsqueda y acceso a la información, mantener la información disponible, foliar y dejar constancia de fecha, hora de...