Generalidades de calidad

Ejemplo de formato para documentar las funciones, responsabilidades y competencia necesaria de un puesto de trabajo en una organización.

En este caso la ficha está rellenada para el puesto detrabajo de Operador en una empresa de manufactura del sector automoción.

Este formato un vez rellenado se convierte en una Ficha de Puesto de Trabajo que puede ser utilizada por la organización paravarios propósitos:

Para analizar y diseñar la estructura de personas de una organización: el proceso de establecer un organigrama y proceder después a realizar una ficha de cada una de las posicionesdefinidas puede ayudar mucho a clarificar el modelo de gestión. Hay que tener en cuenta que no es lo mismo “funciones” que “responsabilidades”. Dos puestos de trabajo pueden desempeñar actividadesincluidas en una misma función pero tener responsabilidades diferentes. Por ejemplo, el Jefe de Producción y un Operador de Producción desempeñan actividades de la función “Producción”, pero condiferente nivel de responsabilidad. Un paralelismo de esto lo podemos encontrar en el apartado 5.4.1 de ISO 9001:2000 cuando dice que los Objetivos de la Calidad deben establecerse en las funciones y nivelespertinentes.

Durante el proceso de selección de personal: la ficha se utiliza tanto para publicar anuncios de búsqueda de personal como para realizar una entrevista al candidato. Tomando la fichacomo base, durante la entrevista de selección el candidato puede valorar con más exactitud si le interesa el trabajo, y por otro lado el entrevistador tiene una guía para profundizar en las aptitudesque el candidato puede ofrecer en base a las actividades que deberá desarrollar y la competencia (formación, experiencia y habilidades) inicial que ofrece.

Para comunicar al personal formalmentecuáles son sus funciones y responsabilidades: es frecuente que en las organizaciones se produzcan confusiones o indefiniciones acerca de las actividades que son responsabilidad de cada persona. Con...