Generalidades De La Administracion Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

2. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION
DOCUMENTAL

- Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación   reduciendocostos y espacio.

- Incrementar la eficiencia organizacional

- Acceder de forma rápida y eficiente a los documentos y datos de una
empresa.

- Consolidar la información disponible en un únicolugar, pertinente a cada empleado.

-Proporcionar material de consulta eficaz que contribuya a la toma de decisiones.

- Mantener la información disponible de acuerdo a las necesidades de cadacliente.

- Apoyar a las investigaciones y procesos legales, teniendo en cuenta que los documentos almacenados y ordenados según diferentes aspectos son de vital importancia y evidencia en cualquier caso.- Reducir de la circulación de documentos y registros en papel.

- Agilizar las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.
- Mejorar el proceso de emisión y revisión dedocumentos.

- Controlar los préstamos y las devoluciones de los ejemplares del archivo.

- Mejorar el manejo de reclamos y optimizar los procesos internos.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓNDOCUMENTAL

1.      Responder por la recepción, distribución, entrega de la correspondencia y controlar su oportuna tramitación y gestión, lo mismo que la transferencia de los archivos de gestión alarchivo central:

En este caso es de resaltar el manejo minucioso que se deben tener con los documentos, puesto que el estado de los mismos se debe mantener y entregar a cada una de las oficinas enel menor tiempo posible, para esta actividad se tiene un máximo de tres (3) días a partir de la fecha del radicado, para que la documentación llegue a la oficina a la cual va dirigida. Previamente asu distribución se clasifica cada documento de acuerdo a la solicitud o la dependencia. Los derechos de petición o tutelas son enviados en forma inmediata debido a la urgencia de respuesta de los...