Generalidades De La Administracion Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales conel fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con elobjeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Se conoce como gestión documental el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LAADMINISTRACION DOCUMENTAL
Se debe tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos, dentro de cualquier institución pública o privada.
• El objetivo principal de la gestióndocumental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacio.
• Conservar la memoria corporativa. De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivoseguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
• Contribuir a la toma de decisiones. Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta paradecisiones futuras.
• Incrementar la eficiencia organizacional. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso detrabajo.
• Apoyar a las investigaciones y procesos legales. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.)son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
• Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con...