Generalidades De La Administracion Documental

Generalidades de la administración documental

1. Concepto de administración documental:
El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones. Sustituir elpapel tradicional por un documento digital trae grandes beneficios como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entreotros.
Para lograr un reemplazo real de los procesos hacia el mundo digital es necesario dotar de seguridad a este último. Los documentos digitales deben ofrecer al menos los mismos atributos deseguridad para que puedan representar un real reemplazo de la tecnología.
La Firma Digital de documentos, correos, comunicaciones, transacciones, etc. permiten alcanzar este objetivo, y las herramientas degestión de documentos se encuentran a disposición de la organización para hacer un uso racional y eficiente de los tiempos y recursos.

2.
* Objetivos de la administración documental
Elobjetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.
a. Consolidar toda la información de una empresa en únicolugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
b. Conservar la memoria corporativa, de esta manera la empresa puede seguirun proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
c. Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en unmaterial de consulta para las decisiones futuras.
d. Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.
e. Incrementa la eficiencia organizacional, la informacióndebidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.
f. Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación. Permite la...