Generalidades de la administracion documental

NOMBRE: Yurly Katherine Carrillo Mantilla
FECHA: 25/10/2010

ACTIVIDAD: generalidades de la administración documental

TEMA: 1

Administración Documental

Puede concebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso deinformación, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde el producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividadesconstituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.También Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

-Objetivos de la Unidad de Administración documental.
Es un sistema de apoyo a laorganización y tiene como objetivos:
  1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
  2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
  3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
  4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de losdocumentos archivados
  5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos
  6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

Beneficios:
• Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
• Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
• Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real delestado de un trámite.
• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.
• Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.
• Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

Ensayo
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Los archivos son importantespara la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.
No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias,procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo a en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos nodigitalizados, y en distintos departamentos
LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y SUS OBJETIVOS: PARA TODA EMPRESA, ES DE VITAL IMPORTANCIA EL MANEJO DE SU INFORMACIÓN PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, POR LO QUE DEBE GOZAR DE UN BUEN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE SU FONDO DOCUMENTAL. ESTA ES UNA HERRAMIENTA QUE LE PERMITE,   SEA NATURAL O JURÍDICA, UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA INFORMACIÓN...