Generalidades documental

MARIA FERNANDA CARVAJALINO

FECHA : 17 marzo de 2011

ACTIVIDAD: TEMA 1

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

-Tener en cuenta laimportancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose
en los procedimientosarchivísticos, con el fin de evitar la producción de
documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean
conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
-Hacer unareglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio
ambiente.
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho másrápida,
efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración
sino también para lacultura.

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
Debemos centrarnos en el problema que surge en las organizaciones como es el de la mala administración documental en empresas tanto publicas comoprivadas, no solo en la ordenación y correcto uso de este sistema documental si no además en facilitar la difusión a los usuarios.
Pero esto es un gran reto que tarde o temprano hay que enfrentar, con elfin de no llegar a ser una organización obsoleta en el manejo de la información; ya que la administración documental consiste en el tratamiento y la conservación que se les da a los documentos, desde elprincipio de su ciclo de vida, desde la producción del mismo hasta la eliminación o conservación permanente.
El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerablesbeneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de...