Generalidades Administrativas|

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Hace parte del conjunto de Gestión Documental, que tiene como tendencia en operaciones técnicas relacionadas con planeación, organización, control, evaluación. La esenciade la administración documental, son los documentos y un documento comprende de un contexto, contenido estructura, suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. Las funciones importanteses tener testimonio de las actividades.

Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución publica o privada, buscar la racionalización y control dela producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o documentos que no lo ameriten ser conservados por mas tiemponecesario o reglamentario, hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente. Permite la recuperación deinformación de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan, Proporcionar informacióncierta y rápida de los documentos que tramitan. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan, recepción y orientación, registro y distribución, archivo.

Estos procesospueden ser ejecutados en medio computarizados, manteniendo un manejo de bases de datos y obteniendo así una mas rápida y efectiva ubicación del documento, digitalizando la imagen del documento para mayorpermanencia del documento, dando una ubicación coherente y respectiva a cada documento.

La Administración Documental, en la empresa es el responsable del cálculo, registro mensual y de ladistribución de los documentos, por ende es quien supervisa, evalúa e informa a las unidades de control interno, sobre el inventario de documentos que reposan archivo.

Tiene como actividad y tarea...