geografia

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Tema No. 1

Definición - Importancia - Tipos de archivo

Archivar, puede decirse que es un proceso de organizar,
clasificar y guardar documentos, en forma tal,que al bus-
carlos se encuentren rápidamente.
Generalmente no se le da debida importancia al archivo;
pero la persona que logre dominarlo, tendrá a su disposición
el historial en el que sedesenvuelve y toda la documenta-
ción que funciona en la empresa; ello puede servirle como
base para futuras decisiones.
Dentro de una empresa existen generalmente tres tipos
de archivo:Secretariales: En éstos, la secretaria es res-
ponsable de mantener en forma ordenada los documentos de su
superior. Centrales: Aquí se localizan todos los materia-
les necesarios para los distintosdepartamentos, o la empre-
sa completa. Existe el último tipo, en el cual un departa-
mento o sección de la empresa tiene su propio archivo.
Los sistemas de archivo son las distintas técnicas, en
lascuales se guardan documentos de acuerdo a la forma en
que se utilizan o se solicitan. Hay varios sistemas de archi-
vo, tales como: Alfabético, numérico, por asunto en orden
alfabético,cronológico, geográfico y por medio de micro-
films.






IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Tema No. 2
SISTEMAS DE ARCHIVAR
Alfabético - Numérico - Por asunto
Cronológico - Geográfico

Alfabético: Suclasificación se funda en el ordena-
miento de los documentos en orden alfabético: es el mismo
utilizado en los diccionarios. Ejemplo: En nombres pro-
pios, primero se coloca el apellido paterno–el primero-,
luego el materno –el segundo- y después el primer nombre;
por último, el segundo nombre.
Numérico: Se le asigna a cada nombre o asunto un núme-
ro de orden consecutivo. Estesistema también recibe el
nombre de indirecto, dado que para localizar o archivar
cualquier material, se deberá consultar primero un archivo a
base de tarjetas ordenadas alfabéticamente, en donde...