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III UNIDAD: Manuales Organizativos o de funciones de puestos de trabajo.

Resumen
 En este resumen hablaremos de la importancia que tiene los Manuales Administrativos dentro de una organización, esto nos permitirá particularizar los diferentes cargos, funciones, relaciones de autoridad y de responsabilidad existentes entre las distintas áreas y puestos jerárquicos que poseen. Son documentosque sirven como medio de comunicación y coordinación los cuales nos permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, la información que posee una organización.

Aquí sintetizamos los objetivos que mas resaltan dentro de los Manuales Administrativos:



Encontramos diversas clasificaciones de Manuales Administrativos, pero estas pueden resumirse de la siguiente manera:El manual de organización debe poseer la siguiente estructura y cada uno de sus apartados incluir los siguientes datos:

Identificación.
Estará integrado de la siguiente forma:
1. Un logotipo
2. El nombre oficial de la organización
3. El titulo y extensión (General y específica)
4. El lugar y fecha de elaboración
5. El número de revisión (en su caso)
6.Unidades responsables de la elaboración revisión y autorización
7. clave de la forma.

Índice o contenido.
Es la relación de los capítulos o apartados del cuerpo del documento.

Prologo o Introducción.
Explica que es el manual, su estructura, propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantener vigente. Puede contener un mensaje de una autoridad.
Antecedentes Históricos.Legislación o base legal.
Es la que contendrá la lista de títulos de las principales normas jurídicas que rigen las actividades de la organización y de la que se derivan sus atribuciones. Su orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares. Se debe respetar la secuencia cronológica de su expedición (fecha de la gaceta).




Atribuciones.
Es lareproducción textual y completa de las facultades conferidas a la organización de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan todas sus actividades. Para ese efecto debe señalarse el título completo del ordenamiento, capitulo, articulo, inciso.

Estructura orgánica.
Es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de las relaciones de jerarquía.Es conveniente que sus códigos visualicen las relaciones jerárquicas de la organización

Ejemplo:
1.0 DIRECTOR GENERAL.
1.0.1 Asesoría.
1.0.2 Auditoría Interna.
1.1 GERENCIA GENERAL
1.1.1 Gerente Divisional “A”
1.1.2 Gerente Divisional “B”

Organigrama.
Es la representación grafica de la estructura organizacional que muestra la composición de las unidades administrativas que laintegran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.








Funciones.
Es la especificación de las áreas inherentes a cada uno de los cargos y unidades administrativas que forman parte de la estructura organizacional. Se recomienda tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Los títulos de las unidadesdeben corresponder a los de las estructuras de la organización.
2. Deben seguir el orden establecido en la estructura.
3. Las tareas deben iniciarse con un verbo en infinitivo.

Descripción de puestos.
Es el contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa e incluye la siguiente información:

1. Identificación del puesto (Nombre, Ubicación, Ámbito de operación, etc.2. Relaciones de autoridad-subordinación, relaciones de línea y asesoría.
3. Funciones generales y específicas.
4. Responsabilidades y deberes.
5. Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro y fuera de la organización.
6. Especificaciones del puesto en: conocimientos, experiencia, iniciativa, personalidad, etc.

Directorio.
Es el Documento en donde constan los...