Gerencia de procesos

Gerencia de procesos

Existen gran variedad de definiciones acerca de lo qué es un proceso. Me permito presentar las siguientes definiciones hechas por destacados autores y posteriormente describir los principales términos en común así como de concluir cuáles son los pilares mismos de estas definiciones.

 “Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos deentrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos”.

 “Sistema de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas”.

 “Una o más actividades, sujetas a control, que usan recursos para transformar entradas en salidas”.

 “Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforman enproductos o resultados con características definidas unos insumos o recursos variables, agregándoles valor con un sentido específico para el cliente”.

Puede observarse entonces que al hablar de procesos necesariamente se requiere conocer qué actividades se requieren para obtener los productos o resultados deseados, qué recursos de maquinaria, equipos, software, personal calificado se necesitan yqué materias primas e insumos son indispensables para poder realizar la transformación. No se puede perder de vista que esta transformación debe estar diseñada para agregar valor a los clientes, cosa que muchas veces se olvida y es entonces ahí donde los competidores toman ventaja y sobrevienen las etapas de crisis para las organizaciones.

Por lo tanto la Gerencia de Procesos consiste en dirigiry controlar los procesos para alcanzar los resultados o metas esperadas.

 Es claro que los procesos existen en cualquier tipo de negocio, sea éste una tienda de barrio, una comercializadora, una entidad sin ánimo de lucro o una multinacional.

 Gráficamente la definición de procesos y su gerenciamiento se representa en un diagrama como el siguiente:

AREAS Y PROCESOS

Cuando lasorganizaciones deciden trabajar con un enfoque por procesos se experimentan confusiones a nivel de la estructura organizacional, toda vez que quienes tienen a cargo la responsabilidad sobre un grupo de personas, están asignados a un área dentro del ya conocido sistema de departamentalización. Existe entonces la tendencia natural a demarcar territorios que se vuelven propiedad privada del jefe de lasección o departamento. Al aplicar el enfoque por procesos, éste tiene la característica  de que “atraviesa” uno o más departamentos y por lo tanto se requiere de un líder que ayude a coordinar las tareas en esas diferentes áreas. Se cree entonces que dichas áreas entran a depender jerárquicamente de ese líder designado que bien puede ser uno de los jefes de las áreas que el proceso involucra. También secae en el error de que para evitar este tipo de confusiones, muchas organizaciones designan los procesos con el mismo nombre del área y se desvanece entonces el concepto mismo de proceso para evitar este tipo de conflictos.
En el siguiente gráfico ayuda a entender la diferencia entre áreas y procesos:
MACROPROCESOS
Existen entonces diferentes tipos de procesos, de acuerdo al rol que desempeñany que a continuación me permito definir:

Procesos Estratégicos: Destinados a establecer  y controlar las metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los demás procesos, es decir, indican cómo se deben realizar para que se pueda lograr la visión de la empresa. Son conocidos también como procesos visionarios y son liderados por la alta dirección.
Procesos Primarios u Operativos:Son aquellos que impactan directamente sobre la satisfacción del cliente y cualquier otro aspecto de la misión de la organización. Son procesos operativos típicos como los de venta, producción y servicio post- venta. También se les conoce como procesos misionales porque son los sustentan la razón de ser del negocio.
Procesos de soporte: Son procesos que no están ligados directamente a la...