Gerencia Proyectos

La Carta de Proyecto (Project Charter)

Es el documento que autoriza formalmente su inicio. Confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del mismo.

El director del proyecto siempre debe ser nombrado antes del inicio de la planificación y, preferentemente, mientras se desarrolla la Carta de Proyecto.

Un iniciador o patrocinador,externo a la organización del proyecto, a un nivel apropiado para la financiación del proyecto, emite la Carta de Proyecto.

Generalmente los proyectos son constituidos y autorizados fuera de la organización del proyecto por parte de una empresa, una agencia del gobierno, una compañía, la organización de un programa o la organización de un portafolio, como resultado de una o más de lassiguientes consideraciones:

Demanda del mercado
Necesidad de negocio
Petición de un cliente
Avance tecnológico
Requisito legal
Necesidad de la sociedad

Esos estímulos también pueden denominarse problemas, oportunidades o requisitos de negocio. La necesidad de identificar estos estímulos radica en que a partir de su conocimiento, el director de la organización debe tomar una decisión sobre cómoresponder, y qué proyectos autorizar y desarrollar.

Constituir un proyecto vincula el proyecto al trabajo en curso de la organización. En algunas organizaciones, un proyecto no se constituye e inicia formalmente hasta no haber completado una evaluación de las necesidades, un estudio de viabilidad, un plan preliminar o alguna otra forma equivalente de análisis que se haya iniciado por separado.Desarrollar la Carta de Proyecto se relaciona principalmente con la documentación de las necesidades de negocio, la justificación del proyecto, la comprensión efectiva de los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos. Durante las fases posteriores de los proyectos de múltiples fases, el proceso desarrollar la Carta de Proyectovalida las decisiones tomadas durante la constitución original del proyecto. Si es necesario, también autoriza la siguiente fase del proyecto y actualiza el acta de constitución.
paso1.Definir los datos generales del proyecto. Estos datos sirven principalmente para establecer el nombre del proyecto, el(los) departamento(s), la(s) áreas, el(los) proceso(s) sobre los cuales influye y el nombre delproducto, servicio o resultado que se genera por la ejecución del mismo. También se indican los nombres de los autores originales de la carta del proyecto (que generalmente es(son) el(los) iniciador(es) o patrocinador(es) ) y se inicia el registro de cambios para este documento.
paso2.Establecer los antecedentes del proyecto. Este paso consiste en establecer la justificación para la ejecución delproyecto. Para conseguirlo es necesario prestar atención a lo siguiente:
Definición del problema. Se identifica la brecha que existe entre la situación que actualmente se presenta contra la situación que se desea alcanzar. Una descripción de esta brecha será la definición del problema.
Descripción del proyecto. Se describe la forma en que se hará frente al o los problemas que se definieronanteriormente.
Factores críticos de éxito. Describe los factores o características que se presentan o deberían presentarse en la organización ejecutora para que el proyecto se desarrolle de forma exitosa, si estos elementos no están presentes entonces el proyecto tiene grandes probabilidades de no ser exitoso.
paso3.Definir el alcance del proyecto. En este paso se deben definir, los objetivos y metasdel proyecto, los cuales deben estar adecuadamente relacionados al producto o entregable final del mismo. De la definición de los objetivos y metas del proyecto se puede generar la estructura desagregada del trabajo a realizar, en dicha estructura se deberán identificar los enunciados del trabajo que corresponderán a aquellas organizaciones, departamentos, áreas o grupos de personas que se...