Gerencia

- El proceso de planificación y control de proyectos
Todo proyecto es una manera de crear el cambio, con gran variedad de resultados, tanto tangibles como intangibles . Los proyectos siempre implican a personas, tienen que ver con el cambio, producen resultados en un lapso de tiempo definido, usando recursos de todo tipo.
Se puede definir al proyecto como una secuencia de actividades que estánconectadas entre sí, son efectuadas en un período de tiempo limitado y están dirigidas a generar un resultado único pero bien definido. Todo proyecto recorre un ciclo vital, desde su concepción, su nacimiento y desarrollo, su fase adulta, hasta su senectud o término, que generalmente crea las bases para encarar otros proyectos.
El proceso de planificación, realización y control de proyectos serealiza siguiendo una secuencia bastante regular, que ha sido sistematizada en su expresión general del siguiente modo :
Hay cinco áreas o momentos entre los cuales se mueven las fases de todo proyecto: Iniciación, Planificación, Ejecución, Comprobación, y Retroalimentación. Las fases son las siguientes:
• Iniciación del proyecto: Se realiza en el área de Iniciación, y consiste en: Recopilar ideasy propuestas de proyectos -Evaluar propuestas de proyectos y seleccionar proyectos para planificación -Seleccionar gerente de proyecto (potencial) y ordenar la planificación del proyecto.
• Planificación del proyecto: El proyecto seleccionado pasa al área de Planificación. La fase consiste en: Elaborar el Plan del Proyecto -Hacer contratos de entrada de recursos -Iniciar los archivos dedocumento -Ordenar la iniciación del proyecto
• Ordenes para la ejecución de las actividades del proyecto: El proyecto pasa al área de Ejecución. La fase consiste en: Iniciar el Grupo Ejecutor del Proyecto, y los Grupos Ejecutores de Subproyectos Elaborar y distribuir las Descripciones de Actividades -Ordenar la ejecución de las actividades.
• Ejecución de las actividades del Plan del Proyecto: Dentrode la misma área de Ejecución, la fase consiste en: Ejecutar las actividades -Documentar los resultados reales -Controlar el contenido, forma y calidad de los resultados.
• Recopilación de información para el control del proyecto: El proyecto pasa al área de Comprobación. La fase consiste en: Registrar continuamente información para el control del proyecto -Preparar periódicamente informes para elcontrol del proyecto.
• Evaluación de información para el control del proyecto: Dentro de la misma área de Comprobación, la fase consiste en: Relacionar información real con los datos contenidos en el Plan - Aislar y definir las desviaciones actuales y/o anticipadas del Plan del Proyecto -Determinar las causas y los efectos de las desviaciones -Decidir sobre las acciones a tomar.
• Alteracióndel Plan del Proyecto: En algunos casos, según las decisiones tomadas en la fase anterior, el proyecto vuelve al área de Planificación, para elaborar los cambios. La fase consiste en: Elaborar propuestas de alteraciones del Plan del Proyecto -Recurrir al Grupo Directivo del Proyecto, si las alteraciones exceden los límites del proyecto -Llevar a cabo las alteraciones en el Plan del Proyecto y enlos contratos de entrada de recursos. De allí el proyecto pasa nuevamente al área de Ejecución, en la fase Ordenes para la Ejecución de las Actividades del Proyecto, para proceder a su realización efectiva.
• Terminación del Proyecto: Dentro del área de Ejecución, llega un momento en que hay que entrar en esta fase, que consiste en: Elaborar el Informe Final del Proyecto, o elaborar (en algunoscasos) la propuesta para su terminación prematura -Tomar la decisión para la terminación del proyecto -Ejecutar los procesos de terminación -Disolver la Organización del Proyecto.
• Iniciación de Proyecto(s) Consiguiente(s): En muchos casos, la actividad pasa nuevamente al área de Iniciación, porque, como ya dijimos, la realización de un proyecto suele crear las condiciones para encarar otro(s)...